南沙自貿(mào)區(qū)法院引入RFID技術(shù)管理檔案卷宗

“這套R(shí)FID系統(tǒng)實(shí)際上多用于圖書(shū)管理，很少有法院使用，引入這套系統(tǒng)后，我們與技術(shù)人員多次溝通調(diào)整，最終才形成我們眼前所看到的這個(gè)樣子?！睆V東自由貿(mào)易區(qū)南沙片區(qū)人民法院(以下簡(jiǎn)稱“南沙自貿(mào)區(qū)法院”)信息建設(shè)相關(guān)負(fù)責(zé)人告訴記者，“這套智能檔案管理系統(tǒng)，可以說(shuō)是根據(jù)我們法院需要量身定制、獨(dú)一無(wú)二的。”

為加快智慧法院建設(shè)，南沙自貿(mào)區(qū)法院在訴訟服務(wù)大廳、科技法庭、執(zhí)行指揮中心等重點(diǎn)場(chǎng)所都進(jìn)行了信息化升級(jí)改造。同時(shí)，在檔案管理、固定資產(chǎn)管理等審判執(zhí)行輔助環(huán)節(jié)，智能化建設(shè)也在同步進(jìn)行中。如今，南沙自貿(mào)區(qū)法院的智慧檔案庫(kù)房已全面建成并投入使用一年。

智能操作 工作效率成倍提高

近年來(lái)，隨著案件數(shù)量的大幅增長(zhǎng)，法院檔案數(shù)量也迅速增多，傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段越來(lái)越難應(yīng)對(duì)查檔難、盤點(diǎn)難、防盜難等種種難題。南沙自貿(mào)區(qū)法院引入的RFID智能檔案管理系統(tǒng)，為入庫(kù)卷宗注冊(cè)RFID電子芯片，植入隱形電子標(biāo)簽，應(yīng)用無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)，與法院原有的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接融合，在個(gè)性化設(shè)置之后，形成了具有自貿(mào)區(qū)法院特色的檔案管理模式。

“去年，執(zhí)行局在開(kāi)展全面決勝執(zhí)行難的行動(dòng)中，一次性批量調(diào)取了5000多件案卷。傳統(tǒng)方式大約要10天時(shí)間才能完成人工核對(duì)、登記、簽名確認(rèn)等流程，容易出錯(cuò)。而利用RFID系統(tǒng)的非接觸式數(shù)據(jù)采集、批量快速讀取、實(shí)名留痕化操作等功能，大約2.5小時(shí)就準(zhǔn)確完成了5000件案卷的實(shí)名調(diào)卷登記?！蹦仙匙再Q(mào)區(qū)法院檔案員告訴記者，法院檔案管理工作中，檔案調(diào)取利用頻繁，一般在系列執(zhí)行案件恢復(fù)執(zhí)行、案件質(zhì)量評(píng)查、上級(jí)法院專項(xiàng)檢查、檔案移交掃描等情況下都可能需要批量調(diào)卷。此時(shí)，RFID系統(tǒng)對(duì)批量數(shù)據(jù)的快速讀取就能發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，極大提高工作效率。

檔案管理員指紋識(shí)別后，記者隨之走進(jìn)了南沙自貿(mào)區(qū)法院智能檔案庫(kù)房，不到200平方米的空間內(nèi)，由于配備了電動(dòng)智能密集架，大約可存放10萬(wàn)卷訴訟檔案。管理員告訴記者，傳統(tǒng)檔案柜之間必須預(yù)留過(guò)道，空間利用率低，同樣的空間大約只能存放3萬(wàn)卷檔案，如今的存儲(chǔ)量提高到原來(lái)的3倍多。面對(duì)如此大量的卷宗檔案，法院檔案管理員每年都要定期盤點(diǎn)。由于卷宗數(shù)量大，傳統(tǒng)的人工盤點(diǎn)方式容易出錯(cuò)，且耗時(shí)長(zhǎng)，盤點(diǎn)1萬(wàn)卷卷宗，大約要耗費(fèi)10天時(shí)間?，F(xiàn)如今，基于RFID系統(tǒng)的批量化操作和虛擬庫(kù)房?jī)?yōu)勢(shì)，盤點(diǎn)準(zhǔn)確率提高，時(shí)間縮短，約1天即可準(zhǔn)確盤點(diǎn)1萬(wàn)卷卷宗。

一體監(jiān)控 防止檔案丟失被盜

剛走進(jìn)南沙自貿(mào)區(qū)法院的智能檔案庫(kù)房，記者就聽(tīng)見(jiàn)了一陣“嗡嗡”聲，檔案員向記者解釋道，這是庫(kù)房?jī)?nèi)的恒溫恒濕系統(tǒng)正在工作。原來(lái)，庫(kù)房的一體化監(jiān)控平臺(tái)能對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的空調(diào)、恒濕凈化消毒一體機(jī)進(jìn)行控制，并通過(guò)溫濕度變送器，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房的恒溫恒濕以及空氣凈化消毒，從而保證紙質(zhì)卷宗檔案不霉變、不生蟲(chóng)，庫(kù)房?jī)?nèi)鋪設(shè)的防火復(fù)合地板，靜音、防塵、防潮，多管齊下，確保卷宗檔案能夠保存更久。同時(shí)，一體監(jiān)控平臺(tái)能對(duì)法院所有檔案庫(kù)房、掃描室、閱卷室的智能設(shè)備進(jìn)行集中管控，24小時(shí)自動(dòng)巡檢，提起多種遠(yuǎn)程告警，一旦出現(xiàn)異常出入便會(huì)即時(shí)發(fā)送短信到檔案員手機(jī)。

檔案員還為記者演示了，如果有人試圖不經(jīng)登記就帶著卷宗離開(kāi)檔案庫(kù)房，安裝在庫(kù)房出口的通道式閱讀器，就會(huì)通過(guò)遠(yuǎn)距離RFID認(rèn)證實(shí)現(xiàn)非法取走報(bào)警，記錄下具體是哪一卷檔案在何時(shí)被帶出庫(kù)房。而常規(guī)的檔案調(diào)取、借閱都會(huì)實(shí)名登記、全程留痕，借閱到期系統(tǒng)會(huì)提醒歸還。

另外，由于RFID系統(tǒng)的無(wú)線射頻識(shí)別和非接觸式數(shù)據(jù)采集特性，需要在每一個(gè)卷宗檔案內(nèi)部加裝電子芯片。相比條形碼、二維碼，電子芯片的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù),識(shí)別碼獨(dú)一無(wú)二且無(wú)法復(fù)制或仿造，安全保密性更好。同時(shí)，芯片的體積非常小,加裝的位置也十分隱蔽，每一卷檔案芯片的加裝位置也隨機(jī)的、不相同的，因此無(wú)法被輕易取出，能夠有效地防止檔案丟失或被盜。

法院的檔案管理工作是保障法律審判工作有序進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。南沙自貿(mào)區(qū)法院信息建設(shè)相關(guān)負(fù)責(zé)人表示，新形勢(shì)下,南沙自貿(mào)區(qū)法院將進(jìn)一步加智慧法院建設(shè)，不斷改革創(chuàng)新，提升法院檔案管理工作的信息化、智能化水平，全面促進(jìn)審判執(zhí)行工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，推進(jìn)審判體系和審判能力現(xiàn)代化。