倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存盤點(diǎn)出現(xiàn)差異的解題思路

大多數(shù)倉(cāng)庫(kù)從業(yè)者以及倉(cāng)庫(kù)軟件設(shè)計(jì)者將庫(kù)存調(diào)整理解成直接修改庫(kù)存數(shù)據(jù)，以達(dá)到平衡庫(kù)存實(shí)物數(shù)據(jù)和賬面數(shù)據(jù);理由是這樣做速度快、效率高、簡(jiǎn)單明了，好理解，我們將此做法稱為狹義的庫(kù)存調(diào)整。

那么，直接修改庫(kù)存就一定好么。按照辯證的觀點(diǎn)，所謂有利必有弊;得了便宜的事情，必然會(huì)在其他地方給你帶來(lái)麻煩。

本文的目的是討論一般人理解的庫(kù)存調(diào)整(也就是狹義的庫(kù)存調(diào)整，直接修改庫(kù)存的那種)，不是故意詆毀“直接改庫(kù)存”有多壞，而是希望分析出其優(yōu)劣點(diǎn)，讓各位同行朋友有更多的選擇，下文有細(xì)述關(guān)于盤點(diǎn)差異的十八種處理辦法。

關(guān)于盤點(diǎn)，這是一個(gè)老生常談的問(wèn)題，可能有些倉(cāng)庫(kù)管理老鳥會(huì)對(duì)此嗤之以鼻。但是，作為倉(cāng)庫(kù)管理中的重要組成部分，在日常管理中，盤點(diǎn)的重要性常常被倉(cāng)庫(kù)主管們忽略，認(rèn)為只要保證了入出庫(kù)的準(zhǔn)確性，庫(kù)存數(shù)據(jù)肯定沒(méi)問(wèn)題。

殊不知，哪怕最微小的一個(gè)誤差(這個(gè)誤差不一定是倉(cāng)庫(kù)管理人員造成的，也有可能是上下游客戶造成的)，在日積月累下，就可能產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，造成庫(kù)存數(shù)據(jù)的巨大偏差。

我們?cè)陧?xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)中經(jīng)常遇到因?yàn)楸P點(diǎn)沒(méi)做好(盤點(diǎn)過(guò)程沒(méi)做好或者對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果沒(méi)處理好)而導(dǎo)致出現(xiàn)大量的庫(kù)存誤差，造成企業(yè)不必要的損失。

比如某知名品牌酒類倉(cāng)庫(kù)，年終盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)有兩千多件商品和賬目不符，雙方約定暫時(shí)賬務(wù)與實(shí)物同時(shí)凍結(jié)，暫不處理(這絕對(duì)是個(gè)不定時(shí)炸彈，什么時(shí)候處理，難道要留待子孫后代處理)。

再比如某知名品牌食品倉(cāng)庫(kù)，年終盤點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)二百多萬(wàn)貨值的商品過(guò)保質(zhì)期，甲乙雙方在責(zé)任認(rèn)定上互相指責(zé)(作為業(yè)內(nèi)人士，百分百認(rèn)定是倉(cāng)庫(kù)企業(yè)責(zé)任，暫且不提為何沒(méi)控制好先進(jìn)先出，如果早盤點(diǎn)早發(fā)現(xiàn)早通報(bào)早處理，至少不會(huì)拖到年底產(chǎn)生糾紛;哪怕是因?yàn)榭蛻糌浳餃N導(dǎo)致，至少也要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并向客戶通報(bào)結(jié)果)。

盤點(diǎn)，就是為保證庫(kù)存準(zhǔn)確性，通過(guò)實(shí)物清點(diǎn)結(jié)果和賬面結(jié)果對(duì)比，發(fā)現(xiàn)實(shí)物庫(kù)存和賬面庫(kù)存之間的差異，并及時(shí)糾正和調(diào)整。以上是我們對(duì)盤點(diǎn)的定義(沒(méi)參考度娘和教科書)。

那么盤點(diǎn)的目的就是為保證庫(kù)存的準(zhǔn)確性，這個(gè)準(zhǔn)確性包括數(shù)量的準(zhǔn)確性、存放位置的準(zhǔn)確性、存貨質(zhì)量的準(zhǔn)確性等。

再深究一下，為什么要保證庫(kù)存準(zhǔn)確性呢，有多方面，一方面是為了保證日常入出庫(kù)業(yè)務(wù)的順暢；另一方面是為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)日常業(yè)務(wù)管理中的問(wèn)題；第三是為倉(cāng)庫(kù)及其上下游機(jī)構(gòu)提供決策支持。 

再細(xì)致的解釋我們就不在本文闡述了。下文著重介紹如何處理賬面庫(kù)存結(jié)果和實(shí)物庫(kù)存結(jié)果之間的差異。

發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異的前提，是實(shí)物清點(diǎn)庫(kù)存和賬面庫(kù)存都是準(zhǔn)確的。賬面庫(kù)存的準(zhǔn)確性暫時(shí)不在本文討論;實(shí)物清點(diǎn)也必須要有準(zhǔn)確性，否則拿它和賬面庫(kù)存去比較就失去了意義。

沒(méi)有明確目的、應(yīng)付了事的盤點(diǎn)，是很難獲得準(zhǔn)確實(shí)物庫(kù)存信息的;不準(zhǔn)確的實(shí)物清點(diǎn)信息，不僅對(duì)發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)差異沒(méi)有絲毫幫助，反倒容易造成庫(kù)存信息混亂，做無(wú)用功，使員工喪失對(duì)庫(kù)存準(zhǔn)確性的信心。

1、復(fù)核制盤點(diǎn) 

那么怎樣保證實(shí)物清點(diǎn)信息的準(zhǔn)確性呢，一般的做法是建立盤點(diǎn)管理制度，制定盤點(diǎn)操作流程，建立獎(jiǎng)懲制度，要求員工提高責(zé)任心清點(diǎn)的時(shí)候認(rèn)真仔細(xì)等等，這些都是一些主觀的管理辦法。

在大量的庫(kù)存數(shù)據(jù)面前，單靠人工方式去盤點(diǎn)(哪怕是借助了RF、RFID等盤點(diǎn)工具)是很容易出現(xiàn)人為誤差的。

假定每個(gè)人清點(diǎn)庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率是99%，實(shí)際情況是你無(wú)法知道不準(zhǔn)確的1%到底出現(xiàn)在哪個(gè)商品上。

如果拿一個(gè)人的盤點(diǎn)庫(kù)存結(jié)果去和賬務(wù)庫(kù)存結(jié)果對(duì)比，那出現(xiàn)的差異里就會(huì)包括盤點(diǎn)本身的誤差以及賬務(wù)對(duì)比的誤差，增加盤點(diǎn)差異的處理復(fù)雜度。

為了避免實(shí)物清點(diǎn)結(jié)果本身的誤差，有條件的企業(yè)一般采用復(fù)核盤點(diǎn)制度，也就是派出兩波次或以上的人員對(duì)同一盤點(diǎn)任務(wù)分別進(jìn)行清點(diǎn)。

兩波次人員一次盤點(diǎn)的準(zhǔn)確率是99%*99%=98.01%，同時(shí)誤差率是1%*1%=0.01%;也就是說(shuō)一個(gè)波次盤點(diǎn)人員的誤差率是1%的話，兩個(gè)波次人員同時(shí)盤點(diǎn)，其結(jié)果本身的誤差率只有萬(wàn)分之一，這個(gè)誤差率我們一般是能容忍的(也可以到第三波次，將誤差率降到百萬(wàn)分之一)。

仔細(xì)的讀者可以發(fā)現(xiàn)，兩波次人員同時(shí)盤點(diǎn)準(zhǔn)確率在98.01%，誤差率0.01%，誤差率是低了，但準(zhǔn)確率也沒(méi)有提升，跟著降低了。

我們來(lái)看這個(gè)公式：98.01%+0.01%=98.02%≠100%

這中間差的1.98%到哪里去了呢。

假設(shè)兩個(gè)波次的盤點(diǎn)人員分別為A和B，這個(gè)內(nèi)容，實(shí)際上就是A數(shù)對(duì)了B沒(méi)有數(shù)對(duì)以及B數(shù)對(duì)了A沒(méi)有數(shù)對(duì)的部分。在將A和B的清點(diǎn)結(jié)果合并成最終的盤點(diǎn)結(jié)果之前，A和B之間要就差異部分進(jìn)行復(fù)盤，直至消除這1.98%的差異，這樣A和B的最終結(jié)果準(zhǔn)確率就都是99.99%。

所有初次接手的倉(cāng)庫(kù)項(xiàng)目，人員還不熟練的倉(cāng)庫(kù)項(xiàng)目，庫(kù)存管理混亂的倉(cāng)庫(kù)項(xiàng)目我們都推薦采用復(fù)核制(哪怕會(huì)消耗雙倍的人力)。

采用復(fù)核制盤點(diǎn)，可以增強(qiáng)員工的責(zé)任心(互相監(jiān)督，互相核查)，便于盤點(diǎn)制度獎(jiǎng)懲制度的落實(shí)(有據(jù)可查)。如果實(shí)在人手不足，也可以考慮讓一個(gè)人做兩遍以消除實(shí)物清點(diǎn)本身的誤差。

2、循環(huán)盤點(diǎn) 

當(dāng)倉(cāng)庫(kù)管理足夠順暢，人員有足夠的能力把握盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性的時(shí)候，可以考慮減少或取消復(fù)核盤點(diǎn)，將盤點(diǎn)本身產(chǎn)生的誤差交由和賬務(wù)比較來(lái)發(fā)現(xiàn)。

為了消除清點(diǎn)本身產(chǎn)生的誤差對(duì)盤點(diǎn)差異的影響，我們經(jīng)常對(duì)差異部分進(jìn)行再次盤點(diǎn)，即是循環(huán)盤點(diǎn)。

循環(huán)盤點(diǎn)是針對(duì)賬面庫(kù)存和實(shí)物庫(kù)存之間的差異，就差異部分再次進(jìn)行清點(diǎn)，以減少因?yàn)樯弦淮吻妩c(diǎn)誤差對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果的影響。

具體的循環(huán)次數(shù)視實(shí)際清點(diǎn)準(zhǔn)確率而定，比如準(zhǔn)確率是90%的清點(diǎn)，循環(huán)兩次(加上第一次原始數(shù)據(jù)后是三次)后的準(zhǔn)確率是100%-(10%)3=99.9%。當(dāng)然，每次循環(huán)后都要對(duì)實(shí)際清點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行修正。

復(fù)核盤點(diǎn)與循環(huán)盤點(diǎn)的區(qū)別是，復(fù)核盤點(diǎn)是事前消除盤點(diǎn)結(jié)果誤差，循環(huán)盤點(diǎn)是事后消除盤點(diǎn)結(jié)果誤差。

盤點(diǎn)差異的處理辦法      

前文中提到，盤點(diǎn)結(jié)果與賬面庫(kù)存結(jié)果之間的差異，主要有三種，一種是數(shù)量差異、一種是存放位置差異、第三種是存貨質(zhì)量差異。

盤點(diǎn)管理中容易出現(xiàn)的一個(gè)誤區(qū)是，盤點(diǎn)如果出現(xiàn)盤盈沒(méi)事，如果是盤虧就要處理，有些庫(kù)管人員將盤盈結(jié)果向客戶隱瞞，甚至將盤盈物品留作私用。

殊不知，倉(cāng)庫(kù)管理中沒(méi)有無(wú)緣無(wú)故的愛也沒(méi)有無(wú)緣無(wú)故的恨，出來(lái)混總是要還的。不管是未對(duì)盤盈物品做通報(bào)，還是貪墨了客戶物品，積累到一定程度，遲早都要被發(fā)現(xiàn)的。

盤點(diǎn)的目的是發(fā)現(xiàn)差異，并消除差異。消除差異的辦法，是與差異類型以及發(fā)生差異的原因緊密相關(guān)的。

盤盈的處理辦法 

盤盈的意思是實(shí)際庫(kù)存比賬面庫(kù)存數(shù)量多。出現(xiàn)盤盈的情況有很多，其處理辦法也不盡相同。

出庫(kù)時(shí)貨品少發(fā)造成的盤盈

這時(shí)候要及時(shí)追查上一次盤點(diǎn)與本次盤點(diǎn)之間該物品的出庫(kù)記錄，和收貨人及時(shí)聯(lián)系，找到是哪一筆出庫(kù)單少發(fā)了，并商量解決辦法。大多數(shù)情況下，收貨人收到的貨物有缺失，一般都會(huì)及時(shí)聯(lián)系倉(cāng)庫(kù)或者貨主單位。

A、如果收貨方要求補(bǔ)發(fā)，則在賬面外(WMS之外)做補(bǔ)發(fā)貨處理，無(wú)需做賬務(wù)登記。

B、如果收貨方不要求補(bǔ)發(fā)，則可以找到原出庫(kù)單，修改出庫(kù)單內(nèi)容(減少出庫(kù)數(shù)量)。

實(shí)際情況是，對(duì)于已經(jīng)出庫(kù)完成的出庫(kù)單，很多WMS是不支持修改功能的，這種情況才可以做一個(gè)退貨入庫(kù)操作。不管是修改出庫(kù)數(shù)量還是做退貨入庫(kù)，都需要通知貨主單位，以確保倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存和貨主單位庫(kù)存保持一致。