竅楚見解略析現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理建設(shè)

隨著我國人口數(shù)量的不斷增加，檔案管理工作就變得越來越困難，不僅要面對數(shù)量龐大的檔案信息，還要進(jìn)行歸納、保管。因此，檔案管理現(xiàn)代化是時代發(fā)展的必然趨勢，終將會取代傳統(tǒng)的文件檔案儲存方式?，F(xiàn)代化檔案管理工作在信息化的幫助下無論是在工作效率方面，還是安全性能方面都起到了很好地效果，為我國的檔案事業(yè)發(fā)展打下了良好的鋪墊。

檔案數(shù)字化的必要性

我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步下，當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)以及通信技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，隨著計算機(jī)技術(shù)以及通信技術(shù)的廣泛利用，我國也正式進(jìn)入到了信息化時代，極大地改變了人們的生活方式，顯著的提升了工作效率，將信息技術(shù)利用到各行業(yè)中，也讓檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，不斷向著信息化和數(shù)字化的進(jìn)程發(fā)展，與此同時也對新時期下企事業(yè)單位檔案管理人員提出了新的要求，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案管理更加便捷，查詢和利用檔案資源更加方便，迎合了新時代的發(fā)展需要。

當(dāng)今，我們處于以“互聯(lián)網(wǎng)+”主要標(biāo)志的信息大爆炸時代，信息化充斥到社會的每一個角落。信息化與綠色檔案相融合，建立全新的檔案管理系統(tǒng)可以為社會提供一站式的檔案信息服務(wù)工作，能夠與全球信息化潮流保持一致的步調(diào)。更能為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個安全穩(wěn)定、便捷高效的環(huán)境空間。把“互聯(lián)網(wǎng)+”為代表的現(xiàn)代信息化理念與綠色檔案深度融合，就可以實現(xiàn)檔案管理思維的改變也可以實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。檔案數(shù)字化如何實現(xiàn)？

檔案館數(shù)據(jù)化管理功能的實現(xiàn)路徑

檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型指的是在檔案中，以數(shù)據(jù)作為載體和表現(xiàn)形式的那部分檔案，其外延既包括檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景數(shù)據(jù)，也包括非檔案內(nèi)容本身但檔案產(chǎn)生的軟硬件環(huán)境數(shù)據(jù)、檔案業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)以及應(yīng)該歸檔但未進(jìn)行歸檔的政務(wù)數(shù)據(jù)等，既具有檔案性也具有數(shù)據(jù)性。檔案數(shù)字化管理在實際操作時一般分為兩種，一種在檔案收集之初即為數(shù)字化信息檔案。一種是在原本為紙質(zhì)檔案，需轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件保存。

1、構(gòu)建數(shù)字信息化管理平臺

為更好地發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)在資源整合、查詢、閱讀等諸多方面的優(yōu)勢，加快信息資源的共享利用，為人們提供更加快捷的檔案服務(wù)，則需要根據(jù)日常檔案管理工作的內(nèi)容、流程，構(gòu)建與之相適應(yīng)的數(shù)字信息化管理平臺。該類型平臺主要包括檔案接收、檔案使用、檔案鑒定三大模塊，而根據(jù)檔案管理的工作流程，可以將其分為檔案收集、整理、共享等八個環(huán)節(jié)，其中各環(huán)節(jié)緊緊相扣，形成體系化的檔案管理流程的閉環(huán)，為數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建打下了堅實的基礎(chǔ)。

2、引入數(shù)字檔案技術(shù)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要包括檔案記錄、存儲、檢索三個內(nèi)容，在數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，需要引入以電子檔案庫和具體化分析管理模式的數(shù)字檔案管理技術(shù)。所謂電子檔案庫，是指以數(shù)字化形式建立的資料存檔形式，檔案管理人員可以根據(jù)需要對電子檔案庫中的資料進(jìn)行差異化設(shè)置，定期檢查檔案閱讀情況。

1）OCR錄入技術(shù)

對于紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案存儲前，OCR錄入是減少人工操作，保障信息安全的最快捷徑，傳統(tǒng)的文字識別技術(shù)是將圖像進(jìn)行二值化和灰度化后，將文字作為前景信息，其他部分作為背景信息，通過區(qū)分兩者的明暗不同來判別哪些是識別區(qū)域，再對文字識別區(qū)域進(jìn)行切割和分類，最后基于統(tǒng)計模型進(jìn)行糾錯和識別。但傳統(tǒng)識別方法在面對復(fù)雜的識別環(huán)境時難以提高識別準(zhǔn)確率，如多語言混合、低分辨率、非均勻光照、藝術(shù)字體、復(fù)雜版式等情況，研究人員為了克服這些難點，嘗試了很多種方法。近年隨著深度學(xué)習(xí)的興起，打破了傳統(tǒng)OCR的技術(shù)瓶頸。傳統(tǒng)的機(jī)器學(xué)習(xí)需要先確定特征和標(biāo)簽，然后用一系列算法對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，然后保存模型，最后對分類的準(zhǔn)確性進(jìn)行預(yù)測。

2）檔案管理OA審批制度建設(shè)

檔案管理OA系統(tǒng)內(nèi)容包括檔案入庫OA審批、檔案調(diào)閱利用OA審批，OA系統(tǒng)以事件為中心，從發(fā)出相應(yīng)的入庫/調(diào)閱申請、申請通過至開始檔案管理操作，均需進(jìn)入OA系統(tǒng)運轉(zhuǎn),運轉(zhuǎn)過程中OA系統(tǒng)將對每一步操作自動留痕，作為管理資料備查，并對每步操作進(jìn)行效能督查。OA系統(tǒng)設(shè)置操作權(quán)限，凡檔案管理操作記錄，只有參與流程的相關(guān)人員才有權(quán)限查閱。對已辦結(jié)的文件，除涉密文件外，均公開發(fā)布供查閱。

檔案智慧檢索功能建設(shè)

企業(yè)從成立伊始，在每天的生產(chǎn)活動中，無論從人事行政、財務(wù)結(jié)算、科研總結(jié)、市場活動、資本投入等角度均會產(chǎn)生大量檔案，在數(shù)據(jù)海量的檔案數(shù)據(jù)中，如何快速提取需利用的檔案，檔案智慧檢索功能建設(shè)將幫助人們實現(xiàn)該功能，信息檢索主要是指信息的表示、存儲、組織和訪問，即根據(jù)用戶的查詢要求，從信息數(shù)據(jù)庫中檢索與之有關(guān)的信息資料。信息檢索的目的是獲取所需信息，而這要基于比較完善的檢索技術(shù)。實現(xiàn)信息檢索功能的技術(shù)，就是信息檢索技術(shù)，實際上，它主要是指一系列有關(guān)的信息檢索算法及其軟件設(shè)計。也發(fā)生了重要變化，智能化要求就是近期信息檢索技術(shù)的典型要求，這就要求信息檢索技術(shù)做出變革，適應(yīng)用戶的需求。

3、制定出解決潛在風(fēng)險的對策

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，在檔案管理工作中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)存在著一定的風(fēng)險，在傳統(tǒng)的規(guī)章制度中，并沒有對相關(guān)方面做出一些明顯的約束管理，能夠不斷提高檔案管理工作的機(jī)密性，就需要結(jié)合實際發(fā)展，不斷調(diào)整檔案管理制度，有效保證檔案管理制度科學(xué)合理，從而應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作存在的潛在風(fēng)險。在檔案管理中有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提高管理工作的效率，同時也更有利于工作人員的工作，但是應(yīng)該由專業(yè)的檔案管理工作人員進(jìn)行操作，保證檔案管理工作人員具備相應(yīng)的綜合素養(yǎng)，同時還需要相應(yīng)的制度來制約檔案管理工作人員的行為，保證檔案管理工作能夠有序完成。

智慧檔案數(shù)據(jù)化管理功能的實現(xiàn)價值

檔案資源活化

智慧檔案數(shù)據(jù)化實現(xiàn)檔案的“活化”。檔案數(shù)據(jù)化管理功能的價值主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)中，檔案數(shù)據(jù)這一部分本身即具備數(shù)據(jù)特征，是智慧檔案館館藏的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。另一方面是對數(shù)字化館藏進(jìn)行數(shù)據(jù)化，通過將數(shù)字態(tài)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)態(tài)，實現(xiàn)檔案的“活化”，使檔案可以被計算機(jī)檢索、組織、復(fù)用等，從而進(jìn)行內(nèi)容管理和智能分析。

提高檔案管理效率

數(shù)字化檔案管理相對于紙質(zhì)管理效率成倍提高，檔案管理工作人員可以在統(tǒng)一的信息管理平臺上進(jìn)行在線辦公，減少了人力成本投入，縮短了傳統(tǒng)檔案管理工作中查詢、借閱等環(huán)節(jié)所需時間，大大提高了檔案管理效率。

實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”綠色檔案管理

大力推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化信息平臺建設(shè)?，F(xiàn)實表明“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案冶理的終極目標(biāo)是為人們提供快速、便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案利用和服務(wù)。建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺尤為重要?？梢宰畲笙薅鹊胤?wù)網(wǎng)絡(luò)用戶“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的提出為綠色檔案資源的共享提供了新型載體，可以使服務(wù)面大大拓寬、服務(wù)質(zhì)量大大提升。

檔案從傳統(tǒng)介質(zhì)到數(shù)字態(tài)，再到數(shù)據(jù)態(tài)的轉(zhuǎn)變，體現(xiàn)了管理顆粒度由粗到細(xì)的不斷深入。檔案數(shù)字化發(fā)展除了帶來管理理念的沖擊和改變，更多的是技術(shù)要求的不斷迭代與更新。在未來檔案數(shù)字化發(fā)展中，還需要通過數(shù)字信息化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理理念的滲透，有效發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)在檔案收集、整理、共享等方面的優(yōu)勢。