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巴黎法律事務(wù)所采用RFID技術(shù)進(jìn)行文檔管理
該RFID系統(tǒng)技術(shù)由劍橋科技、麻省理工、RFID供應(yīng)商Tagsys以及法國(guó)RFID系統(tǒng)集成商Ident聯(lián)合提供。系統(tǒng)的目標(biāo)是幫助律師查找、定位事務(wù)所庫(kù)藏中缺失的文件或書(shū)籍，從而省去花費(fèi)在這些資料上的查找時(shí)間。
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LLR事務(wù)所是一家專(zhuān)注于專(zhuān)利和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律機(jī)構(gòu)，每年需要管理30000份存檔檔案和大約5000到6000份的新增文件。平均每天所內(nèi)40名律師和工作人員需要使用庫(kù)藏中80份文件。使用人工記錄方法查找工作人員是否已經(jīng)歸還相應(yīng)的文檔，是一件非常痛苦而且容易出錯(cuò)的事情。很多情況下，資料借閱者沒(méi)有在文件中寫(xiě)下資料借閱記錄，這使得庫(kù)藏清點(diǎn)人員很難知道究竟是誰(shuí)、在何時(shí)借閱了相應(yīng)資料。Tagsys 公司的銷(xiāo)售副總Olivier Burah 說(shuō)：“通過(guò)文件的自動(dòng)定位，RFID系統(tǒng)可以減少了資料的查找時(shí)間?！?nbsp;當(dāng)產(chǎn)生新的文檔需要存檔時(shí)，LLR事務(wù)所的工作人員需要在文檔上粘貼一枚工作頻率為13.56MHz的無(wú)源射頻標(biāo)簽，所采用的標(biāo)簽需要遵循ISO15693標(biāo)準(zhǔn)。工作人員使用Tagsys公司的桌面RFID讀卡器讀取文檔標(biāo)簽中的ID數(shù)據(jù)，自動(dòng)輸入到事務(wù)所內(nèi)部的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。因此，在LLR事務(wù)所的辦公管理軟件系統(tǒng)中，標(biāo)簽ID數(shù)據(jù)和文檔信息相互關(guān)聯(lián)。
接下來(lái)，將文檔置于庫(kù)藏內(nèi)進(jìn)行存儲(chǔ)。員工手持資料離開(kāi)庫(kù)藏區(qū)域門(mén)口時(shí)，安裝在門(mén)口區(qū)的Tagsys讀卡器會(huì)自動(dòng)讀取資料內(nèi)標(biāo)簽的ID以及員工胸卡內(nèi)置的標(biāo)簽ID標(biāo)識(shí)，員工胸卡標(biāo)簽也遵循ISO15693標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)這種管理方式，可以使事務(wù)所內(nèi)部軟件系統(tǒng)自動(dòng)更新哪些文件在館，哪些借出、被誰(shuí)借去等信息。
律師可以在庫(kù)藏區(qū)室內(nèi)閱讀文件或者帶離庫(kù)藏區(qū)閱讀。律師可以手持資料和胸卡通過(guò)驗(yàn)證區(qū)進(jìn)歸還操作或者選擇室內(nèi)閱讀的。如果律師手持資料經(jīng)過(guò)出口，固定讀卡器會(huì)自動(dòng)獲取資料和胸卡標(biāo)簽數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以在此處允許帶離資料庫(kù)藏區(qū)，或者相應(yīng)的資料需要先登記注銷(xiāo)再帶離時(shí)可以給出警告。
事務(wù)所還配置了一些手持Tagsys公司的讀卡器，使用這些手持讀卡器可以完成庫(kù)藏清點(diǎn)。手持讀卡器的數(shù)據(jù)通過(guò)Wi-Fi無(wú)線網(wǎng)絡(luò)傳輸給所內(nèi)數(shù)據(jù)庫(kù)。軟件系統(tǒng)自動(dòng)將數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)原先的數(shù)據(jù)和傳輸過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行比照，列出丟失的文件和不一致的信息。
Tagsys公司為該項(xiàng)目提供了軟件和硬件支持，Ident公司則用自己的Pocket-Filetrak和 Filetrak-Web軟件包完成了項(xiàng)目的整合工作，工作平臺(tái)為Windows Mobile5.0 。Burah說(shuō)，系統(tǒng)安裝后，LLR事務(wù)所進(jìn)行日常庫(kù)存維護(hù)的時(shí)間由原來(lái)的一小時(shí)縮短到只需幾分鐘。
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Burah回憶說(shuō)“該系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，需要學(xué)習(xí)的階段就是使律師按照軟件系統(tǒng)的要求完成相應(yīng)的操作?！避浖到y(tǒng)想通過(guò)簡(jiǎn)單的命令方式為律師提供資料借閱登記界面，“但是，一開(kāi)始律師們發(fā)現(xiàn)自助登記操作靈活性不夠。但是后來(lái)發(fā)現(xiàn)這樣做的好處是可以更加方便的定位已經(jīng)借閱的資料之后，他們開(kāi)始樂(lè)于使用自助登記服務(wù)。”
LLR事務(wù)所上馬的Tagsys系統(tǒng)大約要40000到100000歐元的投入，折合美元為54500到136000之間，這些支出包括硬件、軟件以及系統(tǒng)集成。
