出入來訪人員信息管理系統(tǒng)方案

  1、系統(tǒng)建設(shè)背景 

    新型來訪人員登記管理信息系統(tǒng)解決了傳統(tǒng)來訪人員管理方式的諸多弊??；彌補(bǔ)了保衛(wèi)人員無法實(shí)現(xiàn)來訪人員信息與照片一一對(duì)應(yīng)的不足；提高了門衛(wèi)管理工作的質(zhì)量和效率；加強(qiáng)了單位安全保障；同時(shí)也順應(yīng)了時(shí)代要求，實(shí)現(xiàn)了電子化、數(shù)字化、信息化、人防與技防相結(jié)合，提升了單位信息化辦公形象和綜合實(shí)力，最大程度地滿足了門衛(wèi)安保管理的需要。 

    為了規(guī)范單位來訪人員的出入管理，預(yù)防來訪人員帶來的不安全因素，根據(jù)企事業(yè)單位、寫字樓等人員出入較為頻繁而且復(fù)雜的特點(diǎn)，開發(fā)了《來訪人員登記管理信息系統(tǒng)》。系統(tǒng)通過身份證識(shí)別技術(shù)登記來訪人員的真實(shí)身份，可對(duì)來訪人員進(jìn)行科學(xué)有效的管理，系統(tǒng)自帶WINDOWS CE操作系統(tǒng)，無需要另配電腦，通過自動(dòng)讀取身份證就能對(duì)來訪人員進(jìn)行登記，只需要簡單的登記操作就可以完成來訪人員身份信息登記，并發(fā)放來訪卡，對(duì)之進(jìn)行分析管理；并且系統(tǒng)提供輔助決策分析功能輔助單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)來訪人員進(jìn)行有效的管理。不但節(jié)省了費(fèi)用，而且還避免了部分單位門衛(wèi)保安不會(huì)使用電腦錄入信息的不便。 

    2、需求分析 

    2.1業(yè)務(wù)需求 

    目前單位來訪人員傳統(tǒng)的信息登記工作模式存在著以下幾點(diǎn)問題： 

    1）工作模式落后，使用紙質(zhì)檔案記錄，填寫容易出錯(cuò)，且容易丟失，不易查詢、統(tǒng)計(jì)來訪人員信 息；
    2）無法識(shí)別身份證件真?zhèn)危?
    3）對(duì)存在問題的來訪人員無法在第一時(shí)間告知工作人員及時(shí)處理；
    4）無法把來訪人員和受訪人員及時(shí)綁定。 

    2.2功能需求 

    1) 科學(xué)化管理來訪人員信息，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，易于查詢；
    2) 使用二代身份證閱讀器讀取并鑒別身份證件的真?zhèn)?，?shí)現(xiàn)實(shí)名制管理；
    3) 黑名單人員實(shí)時(shí)提示，提醒工作人員；
    4) 實(shí)時(shí)查看來訪人員和受訪人員信息，對(duì)各種信息進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，給領(lǐng)導(dǎo)層的管理提供輔助決策。

    3、業(yè)務(wù)流程 

    3.1來訪人進(jìn)出門登記流程

    3．1．1登記流程說明 

    1）來訪人員步入來訪登記接待處，并向門衛(wèi)出示有效證件，將有效證件通過登記系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行閱讀或輸入證件信息；
    2） 將登記信息與黑名單人員進(jìn)行比對(duì)，并提示門衛(wèi)；
    3） 若無不良記錄提示可以電話通知被訪人員，并將來訪人員的身份信息以短信的方式發(fā)送到被訪人員的電腦桌面上；
    4） 被訪人對(duì)來訪者進(jìn)行身份確認(rèn)；
    5） 由安保人員向來訪人發(fā)放已授權(quán)的來訪卡；
    6） 完成進(jìn)門登記工作，來訪人員正常進(jìn)入。 
    在登記有效證件信息時(shí)，由于來訪人員所持證件的多樣性，大致分為以下三種情況處理： 
    攜帶二代身份證者:對(duì)于二代身份證，可以自動(dòng)讀取身份證中的文字信息和圖象信息，比如姓名、身份證號(hào)碼，以及照片等。   
    攜帶一代身份證者:對(duì)于一代身份證，通過鍵盤錄入姓名、身份證號(hào)碼等信息。
    攜帶其他證件者:其它證件包括駕駛證、工作證、學(xué)生證、軍官證等等有效證件，鍵盤錄入身份證件名稱及證件號(hào)碼等信息。    
    7） 來訪人拜訪完畢，則需要將已授權(quán)臨時(shí)來訪卡交回接待處，進(jìn)行出門注銷。 

    4.系統(tǒng)功能描述 

    系統(tǒng)分為前臺(tái)數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)比對(duì)提示和后臺(tái)數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)及輔助決策分析三部分。 

   4.1前臺(tái)數(shù)據(jù)采集 
 
    前臺(tái)數(shù)據(jù)采集提供兩種采集平臺(tái)，分別是專用產(chǎn)品--銀安通登記系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)登記系統(tǒng)平臺(tái)。來訪人員持有效證件由門衛(wèi)通過登記系統(tǒng)將來訪人員的姓名、身份證號(hào)（對(duì)于二代身份證可登記其上的其它有效信息）和照片登記，選擇受訪人員所在部門、人員電話以及來訪目的，系統(tǒng)自動(dòng)記錄的門衛(wèi)信息，通過局域網(wǎng)傳輸?shù)胶笈_(tái)數(shù)據(jù)庫和受訪人員的電腦（通過小信封的方式，以下簡稱“飛信”），門衛(wèi)打電話通知受訪人員有客到訪，受訪人員此時(shí)可通過后小信封功能查看采集到的來訪人員信息，然后決定是否接待來訪人員，并且通知門衛(wèi)。 

    4.2數(shù)據(jù)比對(duì)提示 

    在此登記過程中如果來訪人員的信息屬于黑名單（即不受歡迎人員），系統(tǒng)彈出提示信息，門衛(wèi)可根據(jù)提示的內(nèi)容決定放行或拒絕來訪人員進(jìn)入。 

    4．3后臺(tái)數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)及輔助決策分析 

    前臺(tái)傳來的數(shù)據(jù)在入庫后，后臺(tái)的用戶可進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)、并且可打開當(dāng)前要拜訪自己的人員信息。
具備的功能有：權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)查詢、權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、當(dāng)前要拜訪自己的人員信息，根據(jù)對(duì)來訪人員的統(tǒng)計(jì)（如：某人的來訪次數(shù)和訪問目的），可對(duì)管理人員提供輔助決策功能，從而拒絕或歡迎某人的來訪。詳細(xì)介紹如下： 

    4.3.1來訪人員查詢：可按姓名、身份證號(hào)、來訪時(shí)間、被訪問的單位員工、接待的門衛(wèi)進(jìn)行模糊和組合查詢。
    4.3.2來訪人員統(tǒng)計(jì)：可按部門、來訪目的、被訪問的單位員工、接待的門衛(wèi)和時(shí)間段結(jié)合進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
    4.3.3輔助決策功能：根據(jù)系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置的參數(shù)，合理的統(tǒng)計(jì)某人的來訪次數(shù)和訪問目的，可列舉出單位員工在某段時(shí)間內(nèi)和某位來訪人員的接觸頻度。 

    5、產(chǎn)品創(chuàng)新點(diǎn) 

    5．1實(shí)名制管理：采集來訪人員的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，包括姓名、身份證號(hào)及其他證件信息，對(duì)來訪人員身份信息進(jìn)行實(shí)名制管理；   
    5．2信息互通：被訪人員通過局域網(wǎng)隨時(shí)接收并了解來訪人員信息，準(zhǔn)確定位來訪人員信息；
    5．3信息統(tǒng)計(jì)：科學(xué)系統(tǒng)的對(duì)本單位來訪人員性質(zhì)和到訪次數(shù)作出統(tǒng)計(jì)，以輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)來訪人員的管理；
    5．4保安工作日志：可隨時(shí)對(duì)安保人員的交接工作情況進(jìn)行記錄，對(duì)安保人員的權(quán)限設(shè)置管理；
    5．5無紙化辦公方式：使用專用登記設(shè)備記錄信息形成電子文檔，記錄真實(shí)身份證可對(duì)特殊事件采取預(yù)案。并且依賴單位的局域網(wǎng)科學(xué)的管理來訪人員信息。而專用的登記設(shè)備具有移動(dòng)方便、可手寫錄入、操作簡單的優(yōu)點(diǎn)。

    6、競爭分析 

    來訪人員管理信息系統(tǒng)大多數(shù)采用傳統(tǒng)的PC版模式，同時(shí)連接門條打印機(jī)、閱讀器、發(fā)卡器等設(shè)備，使用及維護(hù)給用戶帶來很多不便。新型來訪人員管理信息系統(tǒng)采用集成創(chuàng)新產(chǎn)品，自帶發(fā)卡功能，同時(shí)有效鑒別身份證的真?zhèn)?，為安保?shí)名提供有利的保障。還具備來訪人員和被訪人員信息通過飛信模式互通，給被訪者提供了判斷的依據(jù)。 

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