如何打造一個(gè)高效、智能化的RFID檔案管理

1.概述

隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類(lèi)日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲(chǔ)出現(xiàn)迅速膨脹;而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問(wèn)題也是日益明顯，從而致使我國(guó)檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足實(shí)際需要。

l 檔案手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)。

l 檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無(wú)序，查找困難。

l 檔案核查、查閱耗時(shí)長(zhǎng)。隨著檔案規(guī)模與種類(lèi)數(shù)量越來(lái)越龐大，要查找、核查清理某一檔案時(shí)，需要將所有的檔案篩選一遍。

l 檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化;手工記錄方式很難對(duì)檔案利用情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。

l 檔案盤(pán)點(diǎn)效率低。由于檔案數(shù)量眾多，要對(duì)所有檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，其工作量難以想象，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，利用新一代的信息技術(shù)，如何打造一個(gè)高效、智能化的RFID檔案管理，迫在眉睫。

2.技術(shù)應(yīng)用

RFID是一種非接觸式自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。它具有遠(yuǎn)距離、批量讀取、可識(shí)別靜止和運(yùn)動(dòng)狀態(tài)下的物品信息，同傳統(tǒng)的以條形碼為代表的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)相比，RFID在檔案管理中的應(yīng)用解決方案具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)：

l 快速掃描

RFID讀寫(xiě)器可以同時(shí)辨識(shí)多個(gè)RFID電子標(biāo)簽，這是RFID能夠提升管理效率的關(guān)鍵，多標(biāo)簽的識(shí)別意味著可以以更快速的方式批量獲取出入庫(kù)檔案的信息。

l 體積小型化、形狀多樣化

RFID不需要為讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)，更適合往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，可以的方便嵌入或附著在檔案上，即不易被破壞，同時(shí)也更安全。

l 可重復(fù)使用

RFID電子標(biāo)簽內(nèi)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)可以動(dòng)態(tài)的更新，可回收并多次使用，在檔案管理項(xiàng)目中，一個(gè)電子標(biāo)簽綁定一個(gè)檔案袋，在檔案的整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程中，即使檔案的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更，電子標(biāo)簽也可以實(shí)時(shí)修改信息，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程，反復(fù)使用，以更低的實(shí)施成本達(dá)到更高效的管理。

l 穿透性和無(wú)屏礙閱讀

RFID可以輕易的穿透紙張、木材和塑料等非金屬材質(zhì)，進(jìn)行穿透性通信，這也為檔案的批量讀取創(chuàng)造了條件。

RFID還具有遠(yuǎn)距離、唯一性的特性，這些特性應(yīng)用在RFID檔案管理系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)更精準(zhǔn)的進(jìn)、出、存控制，提高工作效率，減少管理成本和人為差錯(cuò)，打造檔案管理的高效化和智能化。

3.系統(tǒng)方案

檔案管理的主要作業(yè)任務(wù)有：貼標(biāo)、分發(fā)、接收等流程，通過(guò)給每一個(gè)檔案箱安裝一個(gè)RFID電子標(biāo)簽，并綁定檔案信息，在各關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，通過(guò)讀寫(xiě)設(shè)備對(duì)電子標(biāo)簽信息的采集，達(dá)到對(duì)檔案的識(shí)別，從而實(shí)現(xiàn)RFID智能化檔案管理解決方案。

3.1系統(tǒng)架構(gòu)

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用三層架構(gòu)：第一層是采集層，主要是通過(guò)射頻識(shí)別設(shè)備以及其它自動(dòng)識(shí)別設(shè)備采集數(shù)據(jù)，包括RFID電子標(biāo)簽和RFID讀寫(xiě)器;第二層是網(wǎng)絡(luò)層，即通過(guò)無(wú)線通信技術(shù)，把采集來(lái)的數(shù)據(jù)傳遞到中央數(shù)據(jù)庫(kù)，包括無(wú)線接入設(shè)備和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備;第三層是應(yīng)用程序，對(duì)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器等檔案管理系統(tǒng)軟件。

通過(guò)RFID打印機(jī)完成RFID電子標(biāo)簽的初始化，電子標(biāo)簽與檔案袋內(nèi)所有資料信息進(jìn)行一一綁定，作為檔案的唯一標(biāo)示，在進(jìn)出檔案管理中心安裝通道式RFID讀寫(xiě)器，當(dāng)檔案進(jìn)出省檔案管理中心庫(kù)房時(shí)，讀寫(xiě)器通過(guò)對(duì)電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的識(shí)別，完成出入庫(kù)數(shù)據(jù)的快速獲取。

在檔案流轉(zhuǎn)到其它使用單位時(shí)，可通過(guò)配置的移動(dòng)采集設(shè)備，對(duì)交接檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的獲取并核對(duì)，可以快速準(zhǔn)確的完成交接。同時(shí)，移動(dòng)采集設(shè)備還可以作為日常盤(pán)庫(kù)、移庫(kù)作業(yè)使用。

智能檔案柜對(duì)一些貴重、保密資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)授權(quán)取件以及實(shí)時(shí)盤(pán)存、遠(yuǎn)程監(jiān)控的功能。

3.2流程設(shè)計(jì)

3.2.1標(biāo)簽初始化

通過(guò)rfid打印機(jī)，按照省檔案館要求的數(shù)據(jù)編碼格式，將數(shù)據(jù)寫(xiě)入到電子標(biāo)簽中，同時(shí)，在后臺(tái)將這一標(biāo)簽數(shù)據(jù)與袋內(nèi)所有資料信息進(jìn)行綁定后，打印出電子標(biāo)簽，并粘貼到檔案袋上，完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立。

3.2.2檔案中心

出入庫(kù)檔案通過(guò)通道式讀寫(xiě)器時(shí)，讀寫(xiě)器可以對(duì)檔案信息進(jìn)行批量讀取，并將讀取到的信息上傳到后臺(tái)系統(tǒng)，系統(tǒng)對(duì)出入庫(kù)日志信息(庫(kù)管員、領(lǐng)取交接人、交接時(shí)間等)進(jìn)行自動(dòng)記錄，自動(dòng)生成出入庫(kù)報(bào)表，并和原始任務(wù)明細(xì)表進(jìn)行自動(dòng)比對(duì)。對(duì)出入庫(kù)過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況，如檔案數(shù)據(jù)、信息有誤或非法檔案出入庫(kù)等，系統(tǒng)能自動(dòng)預(yù)警并聯(lián)動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)，發(fā)出報(bào)警信號(hào)。

3.2.3使用單位交接

檔案到各市、縣檔案中心后，檔案的數(shù)量不是特別大的情況下，可采用移動(dòng)采集設(shè)備快速的讀取檔案信息，并通過(guò)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，將數(shù)據(jù)上傳到后臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)，高效準(zhǔn)確的完成檔案的交接。

3.2.4 RFID智能檔案柜

l 自動(dòng)盤(pán)存管理

每個(gè)單元柜內(nèi)均部署有針對(duì)金屬柜電磁環(huán)境單獨(dú)設(shè)計(jì)的RFID天線。RFID天線可實(shí)現(xiàn)對(duì)柜內(nèi)涉密資產(chǎn)無(wú)盲區(qū)的讀取，自動(dòng)盤(pán)存資產(chǎn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)監(jiān)控柜內(nèi)涉密資產(chǎn)的狀態(tài)，確保涉密資產(chǎn)的保全率的同時(shí)，大大提高資產(chǎn)的管理效率。

l 高性能、高實(shí)用性

智能柜選用國(guó)際領(lǐng)先水平的多路天線分支器，實(shí)現(xiàn)一路接入最多八路輸出的多天線分支方案，配合ThingMagic高性能RFID讀寫(xiě)器，可實(shí)現(xiàn)單臺(tái)設(shè)備最多對(duì)32個(gè)單元柜的精確管理;同時(shí)，每路天線識(shí)別的切換時(shí)間<100ms，每個(gè)單元柜支持>100個(gè)標(biāo)簽的批量讀取，高效、高性能、高實(shí)用性。

l 適用性強(qiáng)

智能柜采用全金屬結(jié)構(gòu)，每個(gè)單元格為單獨(dú)的存儲(chǔ)空間，每個(gè)單元格都具體高性能的讀出裝置，具備良好的涉密資產(chǎn)適用性，無(wú)論是檔案文件、移動(dòng)硬盤(pán)還是U盤(pán)或者光碟，通過(guò)合理的標(biāo)簽選型和正確的安裝，都可以使用本智能柜進(jìn)行全方位的監(jiān)管。

l 多種保全措施

每個(gè)單元柜都有獨(dú)立的電子鎖控，非授權(quán)人員無(wú)法打開(kāi)檔案柜;全柜配視頻監(jiān)控裝置，用戶(hù)可自行設(shè)計(jì)報(bào)警策略，并可聯(lián)動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)警設(shè)備、手機(jī)報(bào)警、網(wǎng)絡(luò)報(bào)警等報(bào)警方式，全方位保障涉密資產(chǎn)的安全，提高資產(chǎn)保全率。

3.3系統(tǒng)價(jià)值

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)：

ü 提高工作效率

出入庫(kù)所有檔案都可以批量出入庫(kù)，直接通過(guò)通道讀寫(xiě)器進(jìn)行讀取檔案信息統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量。在盤(pán)庫(kù)是直接通過(guò)移動(dòng)采集設(shè)備掃描各檔案的RFID電子標(biāo)簽，直接讀取需要清點(diǎn)的檔案信息和檔案數(shù)量。這些都改變了傳統(tǒng)依靠人工手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行逐個(gè)確認(rèn)和統(tǒng)計(jì)，提升了工作效率。

ü 提高準(zhǔn)確性，降低錯(cuò)誤率

出入庫(kù)檔案、被清點(diǎn)檔案信息都改變了通過(guò)傳統(tǒng)人工手段進(jìn)行清點(diǎn)、確認(rèn)、登記的方式，直接通過(guò)掃描RFID電子標(biāo)簽信息進(jìn)行確認(rèn)和統(tǒng)計(jì)，提到了準(zhǔn)確性，避免了人為可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

ü 提高安全，降低風(fēng)險(xiǎn)

通過(guò)RFID技術(shù)的應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)信息更透明，更實(shí)時(shí)，由系統(tǒng)自身完成對(duì)檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行監(jiān)控預(yù)警，安全性更高;同時(shí)，現(xiàn)在的管理手段，可以更簡(jiǎn)單快速的完成庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，帳、面直接核對(duì)，有效降低風(fēng)險(xiǎn)。

深圳市銓順宏科技有限公司作為RFID領(lǐng)導(dǎo)品牌--ThingMagic代理商，在向各大運(yùn)營(yíng)商、集成商提供ThingMagic全系列產(chǎn)品的同時(shí)，公司也一直以專(zhuān)業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，優(yōu)惠的價(jià)格，為廣大客戶(hù)提供世界一流的RFID設(shè)備解決方案和高質(zhì)量的售后服務(wù)。公司配合各大運(yùn)營(yíng)商、集成商已成功的將ThingMagic RFID設(shè)備，運(yùn)用在RFID生產(chǎn)制造、RFID倉(cāng)儲(chǔ)管理、RFID航空航運(yùn)、RFID服裝零售、RFID防偽溯源等多個(gè)領(lǐng)域各種應(yīng)用中。