沈陽博能電子化檔案管理方案

據(jù)國家檔案局統(tǒng)計數(shù)據(jù)，截止2018年，全國檔案庫房面積為285.6萬平方米，而保存的檔案則有25284.5萬卷;還有各類聲像檔案、以磁盤光盤為載體的電子檔案、縮微膠片檔案等。而且每年各地檔案庫房還承擔(dān)著大量的檔案進館儲存任務(wù)，絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此如何更加高效的利用有限的檔案庫房資源，最大限度開發(fā)已有檔案庫房的保管能力，節(jié)約檔案庫房建設(shè)資金，成為各級檔案部門迫切需要解決的問題。另一方面，近些年隨著檔案寄存中心在各地的興起，檔案高密度存儲直接關(guān)系到寄存中心的經(jīng)濟效益和社會效應(yīng)。

將無線射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案管理領(lǐng)域中，充分利用自動化庫房的優(yōu)勢和無線射頻技術(shù)諸多優(yōu)點，實現(xiàn)庫房信息管理自動化和檔案入出庫作業(yè)的自動化，為提高檔案的流通效率發(fā)揮重要的作用。國內(nèi)外各個行業(yè)采用自動化倉庫的情況己經(jīng)充分證明，使用自動化立體倉庫能夠產(chǎn)生巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。

實現(xiàn)檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對檔案流通進行動態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID作為信息載體，對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化，從而取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯率,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對檔案管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實力。

RFID檔案管理系統(tǒng)工作流程

1.檔案入館

1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標(biāo)簽打印機打印出一張電子標(biāo)簽，同時將檔案信息寫入電子標(biāo)簽芯片中。電子標(biāo)簽粘貼至檔案盒表面，標(biāo)簽外表印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。

2、粘貼好電子標(biāo)簽的檔案送至保管處進行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀卡器對檔案電子標(biāo)簽進行掃描，登記入庫時間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫記錄。

2.檔案借閱

1、 借閱申請

在利用大廳安裝自助檔案信息查詢機，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼)，同時，小票上也印有業(yè)務(wù)辦理的順序號，即查詢機也具有業(yè)務(wù)辦理自動排號的功能。

2、 借閱登記

借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請記錄;對于某些必須要領(lǐng)導(dǎo)審批的檔案，檔案館領(lǐng)導(dǎo)可以通過軟件進行在線審批，審批后借閱審計記錄生效。

3、 檔案查找

每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請，系統(tǒng)會自動將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，工作人員按照申請記錄進行檔案查找。

查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對電子標(biāo)簽進行掃描，完成檔案出庫登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。

4、 檔案借出

保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統(tǒng)中進行電子標(biāo)簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。

3.檔案歸還

1、用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標(biāo)簽，登記歸還時間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時間，系統(tǒng)會自動提醒;

2、保管處工作人員將檔案放回指定存放地點前，要進行電子標(biāo)簽掃描登記，登記入庫時間，完成登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。

4.檔案防盜

所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報，以防止檔案被毀、被盜等。

5.檔案查詢管理

自助終端查詢

自助終端查詢主要提供給外來訪問人員查詢。一般情況下，在檔案大廳安置有一定的供其他人員進行檔案信息查詢的自助查詢設(shè)備，通過該查詢終端設(shè)備，訪問人員可以根據(jù)自己的權(quán)限和需求查詢相應(yīng)的檔案庫資料信息。

網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢

網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢主要提提供給領(lǐng)導(dǎo)級別或管理者的查詢者。通過網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢，能夠?qū)n案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行實時查詢和統(tǒng)計分析。包括：檔案數(shù)量、檔案利用率分析、借閱明細(xì)查詢等。為管理者提供管理的依據(jù)，并實現(xiàn)對基層工作情況的在線監(jiān)控。

6.檔案銷毀提醒

檔案的價值具有時間效應(yīng)，對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時，將保管期限寫入RFID標(biāo)簽并存儲于中心數(shù)據(jù)庫中。在保管過程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時，軟件將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。

7.檔案盤點管理

采用RFID技術(shù)進行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成一項簡單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，庫房管理終端發(fā)送盤點指令到移動終端，庫房管理員根據(jù)移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標(biāo)簽信息，完成一個檔案格的盤點操作，依次進行直到完成所有檔案的盤點操作。

8.檔案環(huán)境監(jiān)測管理

檔案管理的環(huán)境也是極其重要的，由于大多數(shù)珍貴富有價值的原件檔案資料均采用紙質(zhì)的介質(zhì)保存方式，在一定程度上不可避免的受到保存環(huán)境的影響，包括灰塵、光線、濕度、溫度等影響因素，其中環(huán)境溫度和濕度的影響較為突出。

為了確保被保存的檔案資料能夠完整無損的保護好，采用室內(nèi)環(huán)境監(jiān)測控制系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資料室的環(huán)境指標(biāo)要求，即溫度和濕度監(jiān)控系統(tǒng)。

RFID技術(shù)極大地增強了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以讀取芯片中存儲的數(shù)據(jù)。不怕油漬、灰塵污染等惡劣環(huán)境，能在惡劣環(huán)境下工作。不像條碼、磁卡等介質(zhì)，如果表面不整潔就無法準(zhǔn)確試讀。

和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，1K甚至8K的容量，可以存儲更多的信息，對于檔案管理應(yīng)用，完全可以將檔案的基本信息和借閱記錄寫入芯片中進行存儲。

標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損;RFID標(biāo)簽是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。

在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

RFID標(biāo)簽可適應(yīng)檔案管理常規(guī)的消毒、高低溫殺蟲等環(huán)境，不會導(dǎo)致標(biāo)簽內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)丟失。