商丘師范學(xué)院物流系統(tǒng)實施案例

　　項目背景

　　商丘師范學(xué)院地處豫魯蘇皖四省結(jié)合部、黃淮平原腹地的國家歷史文化名城、“華商之都”——河南省商丘市。商丘師范學(xué)院是商丘唯一一所省屬普通本科院校，學(xué)校占地總面積2000多畝，學(xué)?？偨ㄖ娣e64萬平方米，教學(xué)行政用房面積27.12萬平方米，學(xué)生宿舍總面積13.24萬平方米。

　　該學(xué)院是一所正在快速發(fā)展的大學(xué)，目前共建有學(xué)生食堂五個，師生總?cè)藬?shù)達(dá)2萬5千余人。對于已經(jīng)逐步完成體制改革的高校后勤而言，為準(zhǔn)確把握學(xué)校師生需求，高校后勤必須依據(jù)科學(xué)的管理思想和先進(jìn)的管理手段，不斷滿足客戶的各類使用需求。對于高校后勤餐飲單位而言，為達(dá)到上述目標(biāo)，采用信息化的后勤管理模式，是后勤工作中融合后勤物資的物流、信息流、資金流的有效管理渠道。

　　為應(yīng)對高校后勤餐飲系面臨的全新挑戰(zhàn)，商丘師范學(xué)院后勤發(fā)展中心攜手天津市南開太陽高技術(shù)發(fā)展有限公司，共同打造高校后勤物流管理系統(tǒng)，為解決高校后勤物資管理建立了一套系統(tǒng)化，全程、動態(tài)物流信息管理平臺。
 
　　項目實施現(xiàn)狀

　　原有后勤物資管理工作中亟待解決的問題

　　隨著社會整體生活水平的提高，高校師生對食堂菜品種類、營養(yǎng)等方面的要求不斷增強(qiáng)。商丘師范學(xué)院后勤服務(wù)發(fā)展中心對學(xué)校師生提出的上述需要，在飲食原材料采購及各食堂菜品的選料、品質(zhì)、制作工藝，以及綜合成本的控制等方面的工作要求也一并提升。對于后勤膳食管理人員而言，在降低物資管理費(fèi)用、盡可能減少采購成本及控制合理庫存量的前提下，如何有效管理紛繁復(fù)雜的各類后勤物資，滿足師生的日益提升的應(yīng)用需求，是后勤物資信息化管理工作中亟待解決的問題。

　　另外，在后勤物資的出入庫及使用環(huán)節(jié)，如何及時跟蹤特定物資在各環(huán)節(jié)的流通情況，在某些物資出現(xiàn)質(zhì)量或其它問題時，如何快速追溯問題所在，也是后勤相關(guān)部門目前面臨的又一個難題，因為，在手工管理模式下，各相關(guān)職能部門信息分配不對稱，進(jìn)而工作效率較低，這都致使問題的排查、處理措施的及時有效實施都變得十分困難。
 

系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)流程圖

　　后勤物流管理系統(tǒng)上線后的應(yīng)用效果

　　經(jīng)過校方和我公司的多次商務(wù)及技術(shù)磋商，商丘師范學(xué)院后勤物流信息管理系統(tǒng)于2010年7月正式上線。該系統(tǒng)以食堂訂貨為物流信息的關(guān)鍵驅(qū)動因素，由采購部門對所有物資的采買進(jìn)行歸口管理，配合網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)的方式，物資管理人員可對貨物的進(jìn)、銷、存、用進(jìn)行自動化全程管控。另外，系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)查詢模塊，為后勤中心領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行實時信息跟蹤，數(shù)據(jù)深入挖掘提供了便捷的查詢渠道。

　　為了在較短的實施周期內(nèi)順利實現(xiàn)完美的系統(tǒng)上線開局，在隨后的一個月，校方各相關(guān)崗位的主管人員與我公司積極配合，從各方面做好組織協(xié)調(diào)和上線準(zhǔn)備工作，并抽調(diào)專人到我公司接受系統(tǒng)的操作及日常維護(hù)培訓(xùn)。在雙方密切配合下，我們克服了人員、技術(shù)等各方面的困難，使項目順利上線。

　　系統(tǒng)正式運(yùn)行后，由于系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程與后勤物流工作的業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，靈活、快速的信息化管理效應(yīng)得以充分體現(xiàn)，在物資管理過程中，既保證了高效物流流動特性，又準(zhǔn)確地向物資使用人員提供信息反饋，使校方后勤物流管理的整體工作水平得以迅速提升。 

　　系統(tǒng)現(xiàn)有功能 
  
　　訂貨需求匯總
　　各食堂操作人員可根據(jù)物料的需求情況，填寫電子訂貨單，采購人員則根據(jù)各使用部門提交的訂單進(jìn)行匯總處理，制定集中采購計劃。 
  
　　商品集中采購
　　采購部門接收到訂單后，進(jìn)行匯總、拆分，并開始組織貨源。如果采購中心庫房的現(xiàn)有庫存可以滿足訂貨需求，則可為使用部門直接辦理出庫業(yè)務(wù)。如果庫存不足，則需要向供應(yīng)商訂貨。這種集中采購模式最大限度的降低了庫存總量，同時也保證了物料的有效供應(yīng)。
另外，該系統(tǒng)可以根據(jù)產(chǎn)品需求的緊急程度及采購周期，靈活設(shè)置供應(yīng)商的送貨日期，對供應(yīng)商的送貨情況進(jìn)行及時跟蹤，在保障采購工作有序進(jìn)行的同時，可顯著提高采購部門的訂單處理效率。 
 
　　商品出入庫
　　該系統(tǒng)可提供商品入庫、出庫、退庫操作功能，以及單據(jù)打印和數(shù)據(jù)查詢功能。此外，對訂貨、出入庫等常規(guī)操作，配備有快捷操作模式。 
 
　　商品盤存管理
　　可為各采購部門及物資使用部門提供各自的庫存查詢、庫存調(diào)整功能，方便用戶進(jìn)行動態(tài)的庫存管理工作，可根據(jù)入庫、出庫情況，實時更新庫存信息。 
  
　　經(jīng)營收支管理
　　系統(tǒng)可對各類收支情況進(jìn)行統(tǒng)一管理，可按時間段、經(jīng)營單位生成收支報表，可進(jìn)行收支數(shù)據(jù)查詢。 
 
　　商品成本核算
　　可按照客戶的個性化要求，對經(jīng)營情況進(jìn)行統(tǒng)計分析報表。 
 
　　經(jīng)營利潤分析
　　可按照客戶的個性化要求，對經(jīng)營情況進(jìn)行統(tǒng)計分析報表。

　　盈虧情況分析
　　可按照客戶的個性化要求，對經(jīng)營情況進(jìn)行統(tǒng)計分析報表。

　　物價波動分析
　　可按物料采購時間段、及商品名稱，結(jié)合歷次采購情況進(jìn)行價格趨勢分析。

　　系統(tǒng)安全驗證
　　系統(tǒng)使用USB Key進(jìn)行合法客戶端的簽名驗證。

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