浙江海鹽縣檔案館成功創(chuàng)建國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館

近日，海鹽縣檔案館收到國(guó)家檔案局關(guān)于批準(zhǔn)“國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館”的通知，標(biāo)志著海鹽縣檔案館成功創(chuàng)建國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館。近年來，海鹽縣檔案館立足現(xiàn)實(shí)情況，強(qiáng)基礎(chǔ)、補(bǔ)短板、促提升，推動(dòng)檔案工作數(shù)字化發(fā)展。

今天，記者來到縣檔案館，在二樓服務(wù)大廳看到，《秦山街道志》主編王德生正在自助查檔區(qū)查閱1978年秦山農(nóng)業(yè)、民政等方面的歷史資料。王德生輕輕點(diǎn)下鼠標(biāo)，所需的信息都在電腦上呈現(xiàn)，并且立即打印了出來。“變化太大了，原來一查就是1天，現(xiàn)在這樣方便多了，半天就能搞定?！蓖醯律貞洠?014年他在編《于城鎮(zhèn)志》的時(shí)候也來查閱過，在一堆資料里一頁頁翻閱，不像現(xiàn)在這樣高效。

高效便捷的檔案資料查閱方式得益于海鹽近年來數(shù)字檔案館的建設(shè)和傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的開展。2010年，海鹽數(shù)字檔案館項(xiàng)目立項(xiàng)啟動(dòng)，共投入1200多萬元完成數(shù)字檔案館、館室一體化、電子閱覽室，電子文件統(tǒng)一管理平臺(tái)等檔案信息化系統(tǒng)軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)和館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

數(shù)字化檔案館查找內(nèi)容更加精準(zhǔn)快速。“國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館的其中一項(xiàng)要求是‘全文查閱不超過20秒’，除了涉密檔案，我們都能在短時(shí)間內(nèi)查到資料?！笨h檔案館管理利用科科長(zhǎng)胡瑞良介紹，原先找一份檔案文件需要經(jīng)過“翻閱目錄”“對(duì)照目錄庫(kù)房找檔案盒”“檔案盒內(nèi)尋找所需文件”等步驟，最快速度也要10分鐘，關(guān)鍵信息重復(fù)的時(shí)候甚至要花上半天時(shí)間。

信息化建設(shè)讓數(shù)字檔案管理更加輕松。在檔案庫(kù)，工作人員拿著電子掃描槍輕輕劃過檔案盒，掃描槍就發(fā)出“嘀嘀嘀”的聲音。“這是在清點(diǎn)檔案盒內(nèi)的檔案是否有缺失?！笨h檔案館管理利用科工作人員陳春麗告訴記者，每本檔案都貼了電子標(biāo)簽，成千上萬冊(cè)資料掃一下就能讀取并上傳信息庫(kù)，相比以往手工翻案卷清點(diǎn)核對(duì)檔案來說，省時(shí)省力。

為進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字檔案館的安全性，縣檔案館制定完善《海鹽縣檔案館網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急處置預(yù)案》等檔案安全、保密、應(yīng)急制度，加強(qiáng)工作人員集中培訓(xùn)，定期開展檢查，同時(shí)，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行硬盤備份、異地備份等，確保館藏?cái)?shù)據(jù)安全。

據(jù)了解，自開展國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作以來，縣檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化歸檔75727卷、歸檔文件76663件、數(shù)字化率達(dá)94.6%，館藏照片和音視頻數(shù)字化率達(dá)100%，推進(jìn)行政事項(xiàng)電子化文件歸檔125908件，接受12家單位電子公文14502件，采集海鹽新聞等數(shù)字信息61300余條。全縣各單位借助“海鹽縣檔案館室一體化系統(tǒng)”積極開展傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和電子文件歸檔工作，各級(jí)部門、鎮(zhèn)(街道)、村(社區(qū))數(shù)字檔案室覆蓋率已達(dá)100%以上，截止至2020年底，共有37家創(chuàng)建成功省級(jí)示范化數(shù)字檔案室。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，2017年至今，數(shù)字檔案館共接待查檔7115人次，滿意率達(dá)95.74%以上，數(shù)字化檔案服務(wù)體系提升了群眾獲得感、幸福感。下一步，縣檔案館將建立以電子檔案為主導(dǎo)的檔案數(shù)字資源體系，探索部門數(shù)字檔案室資源共建共享路徑，并有效利用科技力量，保障檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。