招標代理機構采用二維碼、RFID技術對檔案進行信息化管理

采購文件存檔保管過程中，代理機構經(jīng)常會碰到管理費時費力、資料查找困難、文件經(jīng)常丟失等問題。針對這些痛點，本文剖析了檔案管理工作應具備的基本功能、關鍵管理要素和不同管理手段，對過程文件作了分類，在此基礎上給出檔案管理的幾種信息化解決方案，且進行了對比分析。

一、前言

招標采購檔案是招標投標過程中形成的各類資料的集合，是具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是對招標全過程的真實反映，對于招標人、投標人、招標代理機構、監(jiān)督管理部門等主體均有重要意義。

對于招標代理機構而言，檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在：從外部角度看，檔案記錄是行政主管部門監(jiān)督檢查、招標人對代理機構服務質(zhì)量評估的主要依據(jù);從內(nèi)部角度看，檔案管理是提高企業(yè)服務能力、提升項目管理水平的重要抓手。

招標檔案信息化的作用和意義包括：

(一)是社會與檔案事業(yè)發(fā)展的需要

檔案部門作為收集、處理、保存信息資源的平臺，如果檔案管理水平長期處于落后狀態(tài)，那么檔案信息資源的開發(fā)將會受到不利影響。因此有必要以現(xiàn)代化建設管理方法推進檔案管理，通過檔案信息化建設提高檔案工作效率和工作質(zhì)量，使檔案部門得以發(fā)揮其應有的職能和作用。

(二)是檔案價值開發(fā)利用的需要

傳統(tǒng)的檔案管理辦法環(huán)節(jié)煩瑣，使得檔案的價值長期得不到發(fā)掘。在信息化條件下，檔案管理人員能夠及時、全面地收集到各種有利于單位發(fā)展的外部信息，并以此進行用戶需求分析，及時、有針對性地開發(fā)本單位檔案信息。利用現(xiàn)代信息技術對檔案進行信息化建設，能夠進一步挖掘檔案的潛在價值，加速資源的共享與傳播利用。例如，通過對歷史檔案數(shù)據(jù)資料整理分析，形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)，貨物類如不同產(chǎn)品的供應商庫、價格水平信息，工程類如不同專業(yè)建設項目的供應商庫、資質(zhì)信息等。對這些數(shù)據(jù)資產(chǎn)進行脫敏處理后，可以向內(nèi)外部提供一些增值服務，如可以向招標人后續(xù)類似項目招標提供信息支持，可以向造價咨詢單位或部門提供市場價格信息。

(三)是組織提高決策效率、促進創(chuàng)新的需要

進行檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案信息資源共享、檔案信息資源合理開發(fā)和利用，就能夠更好地為公司的各項決策活動提供重要的依據(jù)。組織領導在做重大決策的同時需要迅速、準確地查考組織中的各種資源，而傳統(tǒng)的檔案管理方式早已不能滿足利用要求。因此，檔案信息化建設順應了公司發(fā)展的迫切需要，是創(chuàng)新當前檔案工作的重要方面，也是公司檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

二、招標采購檔案內(nèi)容

按照儲存介質(zhì)不同，采購檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩類。以公開招標為例，無論是政府采購還是企業(yè)采購，一般需要招標代理機構留存的檔案有以下兩類：

(一)紙質(zhì)檔案

前期準備文件(項目批復文件/代理委托協(xié)議/采購方案等)、發(fā)標階段(招標公告/招標文件/澄清文件/標書購買記錄/踏勘答疑記錄等)、開標階段(投標文件接收記錄/投標人簽到表/報價表/唱價記錄/投標文件等)、評標定標階段(評委簽到表/評標報告及附件/中標候選人公示/中標通知書/異議或投訴處理記錄等)。

(二)電子檔案

采用非電子招標方式的采購，電子檔案原則上與紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持一致。

采用電子招標投標平臺進行招標全流程操作的，平臺一般具備歸檔模塊，實現(xiàn)招標投標過程文件自動歸檔，并按照邏輯關系生成電子檔案;除此之外，根據(jù)《電子招標投標辦法》(發(fā)展改革委令第20號)，還應具備記錄電子招標投標中涉及的操作時間和人員，以及評標全過程錄像自投標有效期結束之日起存檔90日以上的功能。

三、檔案管理功能及管理手段

(一)檔案管理功能及要素

一個完整的檔案管理過程包括檔案的收集、整理、保存、利用、盤點等環(huán)節(jié)。具體到招標代理采購檔案管理，離不開以下幾個關鍵要素：

1.制度

招標代理機構需要建立科學的管理制度，對采購過程資料的內(nèi)容、歸檔時間、分類、立卷、移交、保管、借用、歸還、統(tǒng)計、盤點、銷毀等制訂具體的規(guī)則與流程。因招標代理檔案具有一定的特殊性，企業(yè)管理制度要求不應違背《政府采購法》《檔案法》《電子招標投標辦法》等相關法律法規(guī)以及采購人對招標代理機構的管理要求。

2.人員

招標代理檔案應安排專人管理，要求管理人員具備檔案管理、招標投標相關法律法規(guī)、招標投標流程等方面的專業(yè)基礎，熟悉檔案管理制度，具有高度的責任心和良好的職業(yè)道德。需要對電子檔案進行管理的人員，還應具備一定的信息化管理知識和系統(tǒng)操作能力。招標代理機構還應配套建立相應的獎勵與懲罰機制，對人員進行考核。

3.場所

招標檔案的安全性體現(xiàn)在：一是不發(fā)生火災、霉變、水浸、鼠災等自然事故，二是不出現(xiàn)丟失、泄密等人為事故。招標檔案的保存時間一般較長，以政府采購為例，要求檔案保存時間至少15年。檔案存放室應當具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設施，不得在危險和不安全的環(huán)境中保管檔案。電子檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案密級，機房建設應達到相應的安全等級。

(二)管理手段

信息資源管理學家馬爾香和克內(nèi)斯萊英的信息管理理論中，將信息管理分為四個發(fā)展階段，即信息物理控制階段、信息技術管理階段、信息資源管理階段、知識管理階段。檔案管理手段的歷史沿革，可參照上述理論分為幾個階段：

1.物理控制

手工管理階段。特點是不借助任何數(shù)字化手段，采取人工目視、手動登記方式，管理的核心是臺賬記錄，包括入庫臺賬、出庫臺賬、銷毀臺賬等。目前很多招標代理機構仍采用這種管理方式，缺點是管理效率低，在檔案數(shù)量較多的情況下，無論是檔案出入庫，還是檔案盤點統(tǒng)計，都會耗費大量的人力成本。

2.技術管理

半自動化管理階段。特點是引入二維碼、RFID等技術，給物理檔案貼上標簽進行標識，同時借助信息化管理軟件及標簽識別設備，實現(xiàn)檔案的半自動化管理。這種方式很大程度上提高入庫、出庫、盤點效率，而且結合安全閘機，可實現(xiàn)檔案非正常離庫的報警功能，提高檔案保管的安全性。

3.資源和知識管理

全電子化管理階段。在國家簡政放權的背景下，從政府采購到一些行業(yè)的大型企業(yè)采購，都已大力推行電子招標投標?！峨娮诱袠送稑宿k法》中規(guī)定：數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標投標活動具有同等法律效力?！稒n案法》第三十七條規(guī)定：電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。綜上，招標檔案的全電子化管理已是大勢所趨。這種方式的特點是檔案電子化，保存在磁盤陣列或云存儲等設備上，設備聯(lián)網(wǎng)，管理人員可通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的全數(shù)字化管理。在實現(xiàn)檔案基本管理的基礎上，還可以對檔案信息分類、二次處理分析，形成資源和知識，進而提供數(shù)字資產(chǎn)帶來的增值服務。

四、檔案信息化管理方案

無論是半自動化還是全電子化的管理方式，都有其適用場景。下面對幾類主流的技術實現(xiàn)方案做簡要描述。

(一)二維碼方案

通過二維碼，賦予每一份紙質(zhì)檔案(檔案盒、檔案袋等)一個唯一的“身份”標識，借助標識、閱讀器及后臺的管理軟件等實現(xiàn)檔案的入庫登記、借閱、歸還、盤點、銷毀等各類檔案管理功能。主要管理功能如下：

1.二維碼生成

二維碼中保存檔案內(nèi)容的摘要信息。根據(jù)招標代理業(yè)務的特點，二維碼中一般需包含檔號、索取號(即存址號)、項目編號、項目名稱、項目年份、招標人名稱、保存期限等，也可以根據(jù)需要增加其他如招標類型、項目類型等關鍵信息。

2.二維碼采集

使用掃描槍采集二維碼信息，傳輸?shù)焦芾砗笈_，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，作為出入庫、盤點等其他管理過程的基礎數(shù)據(jù)。

3.出入庫

管理員通過掃描二維碼可以讀取檔案摘要信息、位置信息，做到準確定位檔案，進而可高效完成出入庫操作，同時管理平臺可記錄檔案的在位狀態(tài)。

4.清點

進行檔案盤點時，通過掃描槍快速讀取二維碼并與管理平臺中信息比對，從而實現(xiàn)檔案數(shù)量、在位狀態(tài)等信息統(tǒng)計匯總。

(二)RFID方案

RFID采用的也是標簽技術，檔案管理功能實現(xiàn)原理與二維碼方案類似。不同點體現(xiàn)在：

1.RFID屬于電子標簽，信息存儲在RFID芯片中

RFID數(shù)據(jù)采集為非接觸式，在一定距離范圍內(nèi)，閱讀器可自動采集RFID信息，每秒可讀取幾百個標簽。對于檔案盤點而言優(yōu)勢很大。

2.標簽可重復使用

標簽信息量大，可重復使用，且標簽抗腐蝕性強、不易被污損，使用壽命長。

3安全性高

一方面是標簽本身可設置密碼保護，防止信息被篡改;另一方面，配合門形通道天線，檔案如被非法取走、經(jīng)過通道時可自動報警。

4.適用場景廣，靈活度高

RFID射頻識別設備可集成在點檢車、智能密集柜、智能檔案柜等載體上，適用場景廣，靈活度高。

(三)電子檔案系統(tǒng)管理方案

電子招標投標已是大勢所趨，省、市、縣各級公共資源交易中心已經(jīng)廣泛采用電子招標投標平臺實現(xiàn)招標投標的全流程操作，眾多大型國有企業(yè)通過自有的采購交易系統(tǒng)完成企業(yè)采購，市場上也有大量由招標代理機構、交易平臺廠商等第三方機構運營的交易平臺?！稒n案法》第三十五條規(guī)定：各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用;檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。由此看來，隨著電子招標投標的大力推行，建設配套的電子檔案管理信息系統(tǒng)也逐漸成為各采購主體的剛需。

對于招標代理機構而言，構建電子檔案管理系統(tǒng)時關鍵設計要點如下：

1.管理對象

采用非電子招標方式的，系統(tǒng)管理對象為各類過程文件的電子檔，需要通過掃描儀等設備對實體檔案進行數(shù)字化加工后導入系統(tǒng);采用電子招標方式的，系統(tǒng)管理對象為線上各階段流程生成、留存的過程文檔。若招標投標系統(tǒng)為自有系統(tǒng)，可直接通過系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口進行數(shù)據(jù)接入;若招標投標系統(tǒng)為非自有系統(tǒng)，則需要與對端系統(tǒng)建立接口接收數(shù)據(jù)，或者由招標代理人員下載數(shù)據(jù)后進行導入。

2.軟件功能

電子檔案系統(tǒng)中檔案整理、移交、接收、保管、利用、編研等相關功能基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system(OAIS)-Reference model)設計功能框架。

3.硬件設備配置

基礎配置方面，一般至少應配置數(shù)據(jù)庫服務器、應用服務器、WEB服務器等計算設備，磁盤陣列等存儲設備，交換機等網(wǎng)絡設備。也可以選擇租用各云計算服務商的云主機、云存儲等資源。

為確保數(shù)據(jù)不丟失，系統(tǒng)一般具有數(shù)據(jù)備份機制，將數(shù)據(jù)備份至磁帶庫或者光盤介質(zhì)。

系統(tǒng)安全方面，鑒于招標采購檔案數(shù)據(jù)的敏感性，應遵循國家有關信息安全法律法規(guī)原則，建議參照《信息安全等級保護管理辦法》第三級的防護要求對局域網(wǎng)和核心數(shù)據(jù)庫進行防護。

(四)方案對比及適用性分析

幾類信息化管理方案對比見表1。

相比傳統(tǒng)管理模式，幾類信息化方案都能帶來管理水平的提升，且在智能化水平、功能豐富性、安全性等方面電子檔案系統(tǒng)方案最優(yōu)，RFID方案次之。智能化水平越高，成本相應也越高。

五、結束語

通過二維碼、RFID、電子檔案管理系統(tǒng)等技術為檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性。主要帶來的價值一是采用自動識別手段，提高查閱、盤點等操作效率;二是實現(xiàn)檔案在位監(jiān)管，提高資產(chǎn)保全率;三是減少檔案遺失問題，從而避免財產(chǎn)損失，杜絕泄密事件的發(fā)生;四是通過信息化手段將檔案統(tǒng)一入庫后，通過數(shù)據(jù)的二次加工、分析、統(tǒng)計，形成數(shù)字資產(chǎn)，為領導決策、業(yè)務管理等提供有力支撐。

最智能的不一定是最合適的，招標代理機構應結合檔案規(guī)模、自身或采購人存檔要求、公司業(yè)務發(fā)展需求、信息化建設預算等因素，綜合考慮，選擇適合自身的檔案管理方式。