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RFID與Smart Sort技術(shù)雙結(jié)合，是如何提升企業(yè)效率與競爭力的？
檔案管理的現(xiàn)狀
如果你有檔案管理館以及各類事業(yè)、企業(yè)單位檔案存放處查找資料的經(jīng)歷，想必已經(jīng)對(duì)現(xiàn)今檔案管理方式的低效、管理流程的冗余有所了解。有調(diào)查顯示約66%的企業(yè)中，紙質(zhì)檔案量正在不斷增加；與此同時(shí)，這些紙質(zhì)檔案占據(jù)了超過35%的辦公場地。
傳統(tǒng)的檔案管理方式，存在成本高、高度消耗的人力及時(shí)間整理、追溯困難、無法追蹤和監(jiān)控等低效率現(xiàn)象，而應(yīng)用信息技術(shù)便是解決問題的關(guān)鍵。新興標(biāo)簽技術(shù)RFID的引入將徹底改變?nèi)藗儗?duì)檔案管理活動(dòng)的認(rèn)識(shí)。
智能檔案管理方案
RFID廣泛應(yīng)用于物資追蹤、生產(chǎn)自動(dòng)化控制、倉儲(chǔ)管理、鐵路車輛和貨運(yùn)集裝箱識(shí)別等領(lǐng)域。隨著RFID技術(shù)的日益成熟，可投放于檔案管理中，與數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案實(shí)體的科學(xué)管理結(jié)合。
智能檔案管理解決方案通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理。并且構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等。
智能檔案管理所帶來的收益
檔案室外包及智能檔案管理方案，擁有著長足的優(yōu)勢(shì)：
提高檔案管理效率
專業(yè)地建立組織、分類和檢索檔案的流程，實(shí)時(shí)了解企業(yè)檔案的位置，并能夠輕松獲取相關(guān)信息，在不額外增加檔案管理人員的情況下，提高企業(yè)檔案信息利用、工作效率和檔案管理效率。
增強(qiáng)安全性
擁有專業(yè)先進(jìn)的安全防護(hù)設(shè)施系統(tǒng)，例如防火存儲(chǔ)、訪問控制和監(jiān)控系統(tǒng)。
合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)緩解
精通合規(guī)性法規(guī)，緩解與文檔管理相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。
節(jié)省成本
外包檔案室服務(wù)可以減少與辦公空間、設(shè)備和人員等相關(guān)的費(fèi)用。
數(shù)據(jù)分析和決策支持
獲取數(shù)字化解決方案，實(shí)現(xiàn)高效的文檔掃描、索引和檢索。
結(jié)語
智能檔案管理將更注重用戶體驗(yàn)和服務(wù)質(zhì)量，逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和企業(yè)管理的不斷升級(jí)，智能檔案管理將越來越受重視，成為企業(yè)提高效率、降低成本、增強(qiáng)競爭力的關(guān)鍵所在。
