基于RFID的實體文檔管理系統(tǒng)解決方案

　　第1章 系統(tǒng)的概述

　　數(shù)倫科技公司開發(fā)的基于RFID的文檔管理及防偽系統(tǒng)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的一部分業(yè)務(wù)活動物化到人以外的各種現(xiàn)代的辦公設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)是一套文檔或物品安全管理系統(tǒng)，可以很好的管理保密文檔，允許誰可以有權(quán)限的借閱文檔，并及時查看到文檔和用戶的詳細(xì)信息。該系統(tǒng)能使有型文檔和資料的管理實現(xiàn)全自動化，從而提高文檔的使用效率；對保密文檔或高價值文檔書籍執(zhí)行相關(guān)使用條例提供強(qiáng)有力的技術(shù)手段；為文檔真實性的鑒別提供了可靠的方法。

　　文檔柜或重要物品存儲柜可以存儲重要的文檔及物品。通過系統(tǒng)下達(dá)相應(yīng)的任務(wù)，文檔柜系統(tǒng)才有權(quán)限被打開，讓用戶取相應(yīng)的文檔或物品；門禁系統(tǒng)可以有效的管理機(jī)關(guān)重要文檔被隨意帶出情況；復(fù)印機(jī)通過系統(tǒng)的管理，可以有效的控制有權(quán)限的人才可以復(fù)印文檔，不能隨意的復(fù)印任何文檔；銷毀機(jī)可以有效的管理文檔和資料是否擁有被銷毀的權(quán)限以及該文檔是否真正被銷毀。

　　第2章 系統(tǒng)的功能

　　當(dāng)RFID技術(shù)與每件對象(文檔、借閱人、電腦、通信器材)等建立捆綁關(guān)系后，一個具備新文檔登記、自動盤存及定位、自動引導(dǎo)、自動識別、自動追蹤、復(fù)印和銷毀控制、快速查詢及報警、統(tǒng)計文檔等功能的安全管理系統(tǒng)就建立起來了。各功能如下：

　　(1) 新文檔登記：每一個新的文檔在入庫時都會被黏貼一個RFID標(biāo)簽，通過標(biāo)簽與系統(tǒng)中相應(yīng)文檔的綁定操作，即當(dāng)以后當(dāng)掃描到一個文檔標(biāo)簽時系統(tǒng)會自動搜索出該文檔所有的相關(guān)信息。
　　(2) 自動盤存及定位：每個智能文檔柜利用讀寫器內(nèi)部的程序控制讀寫器所連接的天線，逐個掃描也就是讀取文檔柜內(nèi)標(biāo)簽的過程，確定文檔是否存在；
　　(3) 自動引導(dǎo)：一旦得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后，借閱者只要手持合法的身份卡即可按照指示燈在最短的時間內(nèi)找到所需要的文檔。
　　(4) 自動識別：當(dāng)借閱者通過文檔資源管理子系統(tǒng)查找出自己所需文檔的具體位置，提出借閱申請，在申請得到批準(zhǔn)后，憑著自己的合法身份卡，從文檔柜中取出需要的資料，系統(tǒng)會對整個行為自動記錄。
　　(5) 自動追蹤：夾帶在衣服、包裹內(nèi)的文檔資料，經(jīng)過單位出入口時系統(tǒng)會自動發(fā)現(xiàn)，對于發(fā)現(xiàn)的文檔資料，系統(tǒng)自動判斷是否報警；文檔資料離開保密室后，系統(tǒng)也可以自動追蹤文檔的移動路線，對所經(jīng)過的主要通道(如保密室、辦公樓出入口、走廊等)，系統(tǒng)自動記憶經(jīng)過的時間；對于允許攜帶的文檔資料，系統(tǒng)不發(fā)出報警通知，只存儲通行記錄，以備歷史追朔，對于未經(jīng)允許的文檔資料，系統(tǒng)發(fā)出報警或通知。
　　(6)復(fù)印和銷毀控制：通過在復(fù)印機(jī)和文檔銷毀裝置上安裝RFID讀寫器和相應(yīng)天線。當(dāng)讀卡器讀到有效卡并查找到有被批準(zhǔn)的復(fù)印或銷毀任務(wù)，控制器指示RFID讀寫器讀取RFID標(biāo)簽信號，并核對該文檔后來指令復(fù)印機(jī)是否給予復(fù)印或銷毀機(jī)是否予以銷毀。復(fù)印和銷毀行為結(jié)束后，向中心系統(tǒng)發(fā)回狀態(tài)信息。
　　(7)快速巡查及報警：文檔資料的管理人員、領(lǐng)用人員、借用人員均與系統(tǒng)綁定，異常發(fā)生后，系統(tǒng)可進(jìn)行快速巡檢并發(fā)出報警信號：瞬間提示文檔資料是否移動、是否損壞及移動信息，自動生成相關(guān)人員及物品通行記錄。
　　（8） 流程管理：安全的個體識別（識別號唯一），可以嚴(yán)格控管文檔之借閱及歸還、流轉(zhuǎn)等流程，確保文件狀態(tài)之可視化，實時自動登記。RFID 與工作流程管理(WORK FLOW)的整合，能將文件簽核、調(diào)閱、銷毀等與文檔實體緊密結(jié)合，達(dá)到全面的文檔管理
　?。?）統(tǒng)計文檔功能：領(lǐng)導(dǎo)可以查看到具體某個時間段的文檔外借情況；某一份文檔被哪些人外借過；通過文檔編號查看到具體的某一份文檔等等。

　　第3章 系統(tǒng)的組成

　　該系統(tǒng)主要由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)組成。

　　3.1. 硬件系統(tǒng)

　　文檔管理和防偽系統(tǒng)的硬件包括：（1）文檔柜管理單元（2）門禁系統(tǒng)（3）文檔標(biāo)簽（4）文檔復(fù)印和銷毀系統(tǒng)（5）網(wǎng)絡(luò)接入系統(tǒng)（6）數(shù)據(jù)中心電腦等六大部分。具體介紹如下：

　?。?）文檔管理單元：具有RFID讀寫功能的文檔存放裝置。如文檔柜單元和文檔抽屜單元。文檔柜上安裝著IC卡讀卡器或者口令密碼鍵盤，當(dāng)有效的卡或口令輸入時，柜子的門會自動打開，系統(tǒng)也不會因拿出或放入文檔而發(fā)出警報，否則，柜子門不會打開，柜櫥會發(fā)出警報。該柜子還配有顯示屏，顯示所輸入的口令和持卡人姓名，以及取出或歸還文檔的名稱等，以供借閱者確認(rèn)，同時該顯示屏也會顯示各式圖案以表示打算找的文檔在柜櫥中。以上裝置連接到一個中心控制器，通過中心控制器來控制這些設(shè)備。文檔柜在一定事件(如關(guān)門、讀卡或按某一按鈕)的觸發(fā)下，將對整個柜子內(nèi)附著于文檔及文檔夾上的RFID標(biāo)簽進(jìn)行讀取，以檢測文檔的增減，并將該信息傳送到中心系統(tǒng)或顯示出來以供確認(rèn)。文檔柜裝有多接收發(fā)射的RFID讀寫器，該讀寫器連接到柜中各個天線上聚焦RF能量到指定位置。柜和抽屜帶有電子鎖，由中心控制器控制其開關(guān)，當(dāng)有效的卡插入或口令鍵入后，抽屜將自動打開或者中心系統(tǒng)命令其打開。抽屜內(nèi)有懸掛文檔夾的支架。

圖3.1 具有RFID讀寫功能的文檔柜

　?。?）門禁系統(tǒng)：門禁系統(tǒng)具有RFID監(jiān)控模塊，該模塊包括一個RFID讀寫器，一個RFID天線和一個LED指示燈。該RFID讀寫器可以是單或多RF接口，模塊還包括一個紅外探測器模塊和一個攝錄機(jī)。RFID讀寫器、紅外探測器、攝錄機(jī)均被連接到一個控制器，該控制器具有串口、以太網(wǎng)接口及無線網(wǎng)卡，用以連接到中心系統(tǒng)，以實現(xiàn)系統(tǒng)與人員遠(yuǎn)距離RFID工作證配合使用，并且該門禁系統(tǒng)對借閱者隨身攜帶出去的文檔會自動判斷是否報警：對于允許攜帶的文檔資料，系統(tǒng)不發(fā)出報警通知，只存儲通行記錄，以備歷史追朔，對于未經(jīng)允許的文檔資料，系統(tǒng)發(fā)出報警或通知。

　　圖3.2 RFID門禁系統(tǒng)

　?。?）文檔標(biāo)簽：文檔標(biāo)簽有兩種形式：一種是帶有條形碼被附著于一份文檔、書籍或資料上；另一種是通過將一個RFID芯片連接到一張金屬鍍膜后的紙張、文檔、書籍或資料上。

　　圖3.5 文檔上的RFID標(biāo)簽

　　圖3.6 附著RFID標(biāo)簽的文檔夾

　?。?）網(wǎng)絡(luò)接入方式：各個模塊通過有線或者無線的方式與中央服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。無線接入方式包括：GPRS、WIFI和藍(lán)牙等目前比較流行的無線通信方式。

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　?。?）數(shù)據(jù)中心電腦：
　　整個RFID硬件部分在后述軟件的支持下各司其職，實現(xiàn)了文檔資料的高效、安全管理。

　　系統(tǒng)圖


　　3.2. 軟件系統(tǒng)
　　文檔管理系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)具體包括：（1）應(yīng)用管理軟件（2）中間件。
　　應(yīng)用管理軟件是進(jìn)行查詢、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)庫管理、系統(tǒng)設(shè)置等操作的管理平臺。

　　中間件主要實現(xiàn)硬件與應(yīng)用管理軟件間的數(shù)據(jù)傳遞，具體表現(xiàn)為存儲數(shù)據(jù)到date base通道的各模塊、實現(xiàn)單元控制的各項指令、文檔借閱、帶出、復(fù)印的各項流程。

　　數(shù)倫科技公司開發(fā)的文檔管理系統(tǒng)將各種所提及的系統(tǒng)單元或設(shè)備組合為系統(tǒng)，該系統(tǒng)由中心系統(tǒng)、單位子中心系統(tǒng)、文檔發(fā)放機(jī)關(guān)系統(tǒng)組成。在單位子系統(tǒng)又有機(jī)密室子系統(tǒng)、辦公室子系統(tǒng)、單位門禁子系統(tǒng)。中心系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全和應(yīng)用系統(tǒng)，主要負(fù)責(zé)文檔的CA、文檔管理流程的監(jiān)管、各種事件的記錄、文檔的盤點(diǎn)等；單位子系統(tǒng)執(zhí)行中心系統(tǒng)命令，接中心系統(tǒng)管理原則執(zhí)行文檔管理流程，并記錄各種事件；文檔發(fā)放機(jī)關(guān)系統(tǒng)產(chǎn)生源RFID代碼，密鑰的設(shè)置和文檔信息的寫入和鎖定；機(jī)密室子系統(tǒng)包括，文檔柜廚系統(tǒng)、文檔抽屜系統(tǒng)、文檔借還子系統(tǒng)、RFID閱讀燈、RFID復(fù)印機(jī)等系統(tǒng)(其中文檔借還子系統(tǒng)由文檔盤搭建而成)和區(qū)域遠(yuǎn)距監(jiān)控系統(tǒng)。辦公室系統(tǒng)有辦公桌RFID系統(tǒng)(由RFID天線膜和讀寫器組成)文檔托盤系統(tǒng)和區(qū)域遠(yuǎn)距監(jiān)控系統(tǒng)組成。

　　網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖模型

　　第4章 系統(tǒng)登入及流程描述

　　4.1. 登入描述
　　首先系統(tǒng)由系統(tǒng)管理員登入，分配領(lǐng)導(dǎo)、文檔管理員、普通用戶角色。把各人員角色分配好后，便可以登入系統(tǒng)。角色不同，操作的功能權(quán)限不同。
　　4.2. 流程描述
　　4.2.1. 新文檔登記
　　有新文檔要存入文檔柜系統(tǒng)時的流程是，首先文檔管理員登入系統(tǒng)(www.shulun-rfid.cn)，把文檔信息錄入到數(shù)據(jù)庫中（包括：文檔編號、文檔名、文檔柜號、文檔來源、文檔失效期等），系統(tǒng)管理員在文檔上粘貼數(shù)倫公司RFID標(biāo)簽，之后系統(tǒng)管理員通過RFID寫入設(shè)備把之前錄入到系統(tǒng)中的文檔信息的編號寫入到RFID標(biāo)簽里；最后文檔管理員把此文檔放入到登記的文檔柜里。
　　第一步錄入文檔信息
　　第二步寫信息到RFID
　　第三步放入文檔柜

　　4.2.2. 文檔申請
　　普通用戶(工作人員)拿到系統(tǒng)管理員分配的用戶名和密碼，可以登錄系統(tǒng)，之后可以查看到所有自己有權(quán)限看到的文檔，并且可以申請文檔在大樓內(nèi)看或者申請文檔帶出大樓看。申請后的同時，我們系統(tǒng)將會以短信的方式通知用戶，申請的文檔是什么。申請結(jié)束后，等待領(lǐng)導(dǎo)的審批。批準(zhǔn)后，將會把這份文檔的任務(wù)發(fā)送到具體的文檔柜上，同時以短信的方式通知申請人，可以去領(lǐng)取這份文檔。

　　4.2.3. 領(lǐng)導(dǎo)審批
　　領(lǐng)導(dǎo)登入系統(tǒng)，可以查看哪些文檔是申請借閱的，哪些文檔是申請帶出的。點(diǎn)擊同意時，會自動把這個程序發(fā)送到文檔柜上，同一份文檔的一個任務(wù)如果在文檔柜上執(zhí)行完，程序自動下達(dá)下一個任務(wù)到文檔柜上時，會通過短信的方式通知用戶，可以去領(lǐng)取這份文檔。

　　4.2.4. 用戶取文檔
　　用戶接收到同意借閱文檔的短信時，當(dāng)用戶刷卡進(jìn)入辦公大樓的時候，用戶在大廳的顯示屏上會看到文檔柜的位置導(dǎo)航，用戶可以根據(jù)大屏幕提供的信息找到相應(yīng)的樓層和房間，當(dāng)用戶刷卡進(jìn)入房間時，相應(yīng)文檔柜上的指示燈會亮，給用戶做引導(dǎo)作用，用戶到達(dá)文檔柜時便可以刷卡取文檔。

　　4.2.5. 文檔借閱或帶出
　　用戶接收到短信后可以直接去文檔柜里取文檔，取完文檔后，如果此文檔是只允許在大樓內(nèi)部借閱的，則不允許帶出大樓，如果用戶無意要將文檔帶出大樓時，當(dāng)走到門口時，則自動會報警。
　　如果文檔是用戶申請帶出的文檔，則門禁不會報警。

　　4.2.6. 文檔傳送到其他機(jī)關(guān)
　　領(lǐng)導(dǎo)登入系統(tǒng)后，將要傳送到其他機(jī)關(guān)的文檔填寫好傳送地址，點(diǎn)擊傳送即可，同時會給文檔柜和門禁發(fā)送相應(yīng)的任務(wù)；之后文檔管理員登入系統(tǒng)看到有要傳送的文檔，會去相應(yīng)的文檔柜上刷卡，把文檔取出送到其他機(jī)關(guān)。

　　4.2.7. 申請文檔銷毀
　　文檔管理員登入到系統(tǒng)后，看到如果有已經(jīng)過期的文檔時，則申請銷毀此文檔，等待領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)同意銷毀此文檔時，會向文檔柜和銷毀機(jī)發(fā)送一項任務(wù)。文檔管理員看到領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)同意銷毀此文檔時，文檔管理員可以拿卡到文檔柜上刷卡取出相應(yīng)的文檔，之后把文檔放入到銷毀機(jī)，銷毀機(jī)會讀取文檔上的RFID標(biāo)簽，如果正確，則銷毀此文檔，如果文檔管理員拿錯了文檔，則銷毀機(jī)不銷毀此文檔。

　　4.2.8. 錯誤文檔歸位
　　文檔管理員登入到系統(tǒng)后，看到有文檔在錯誤的文檔柜里時，文檔管理員會點(diǎn)擊歸位按鈕，點(diǎn)擊后，會通過系統(tǒng)自動給錯誤文檔的文檔柜和正確文檔的文檔柜發(fā)送任務(wù)。
文檔管理員可以拿卡到錯誤文檔的文檔柜刷卡取出文檔放入到正確文檔的文檔柜內(nèi)。

　　4.2.9. 實時拍照
　　管理者進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個具體的文檔柜里時，點(diǎn)擊拍照，則會自動通過Internet形式到拍攝指定文件柜所在室內(nèi)情況，拍照成功則會在頁面上自動顯示所拍照片。

　　4.2.10. 文檔柜開門
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個具體的文檔柜里時，點(diǎn)擊開門按鈕時，則會通過Internet形式到相應(yīng)的文檔柜上，文檔柜會自動的開門。

　　4.2.11. 文檔柜文檔盤點(diǎn)
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個具體的文檔柜里時，點(diǎn)擊盤點(diǎn)時，則會通過Internet形式到相應(yīng)的文檔柜上，自動盤點(diǎn)所有文檔柜里的文檔，之后把所有盤點(diǎn)的文檔顯示在頁面上。

　　4.2.12. 控制門禁開門
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個具體的門禁里時，點(diǎn)擊開門按鈕時，則會通過Internet形式到相應(yīng)的門禁上，門禁會自動的開門。

　　4.2.13. 控制門禁拍照
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個具體的門禁里時，點(diǎn)擊拍照，則會自動通過Internet形式到相應(yīng)的門禁上拍照，拍照成功則會在頁面上自動顯示拍的照片。

　　4.2.14. 控制復(fù)印機(jī)的鎖定及復(fù)印
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個具體的復(fù)印機(jī)里時，點(diǎn)擊鎖定，則會自動通過Internet形式到相應(yīng)的復(fù)印機(jī)上，復(fù)印機(jī)接收到任務(wù)時，會自動鎖定復(fù)印機(jī)，任何人都不可以復(fù)印文檔。同樣的，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個具體的復(fù)印機(jī)里時，有用戶申請要復(fù)印文檔時，領(lǐng)導(dǎo)同意復(fù)印，則會給文檔柜發(fā)送一個任務(wù)。此時用戶拿這文檔可以去復(fù)印機(jī)處復(fù)印文檔。

　　4.2.15. 控制銷毀機(jī)的鎖定及銷毀
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個具體的銷毀機(jī)時，點(diǎn)擊鎖定，則會自動通過Internet形式到相應(yīng)的銷毀機(jī)上，銷毀機(jī)接收到任務(wù)時，會自動鎖定銷毀機(jī)，任何人都不可以銷毀文檔。同樣的，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個具體的銷毀機(jī)里時，有文檔管理員申請要銷毀文檔時，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，如果同意則會給文檔柜和銷毀機(jī)發(fā)送一條任務(wù)，允許銷毀此文檔，此時文檔管理員可以拿著文檔去銷毀文檔。如果領(lǐng)導(dǎo)不同意，則文檔管理員無法銷毀文檔。

　　第5章 方案效益

　　本方案能有效改善文件各項作業(yè)與管理流程、效率、安全，大幅縮短單位機(jī)構(gòu)人員的公文、文件流程時間，并減低作業(yè)流程中經(jīng)常產(chǎn)生的各種問題；
　　由于結(jié)合電子及實體的系統(tǒng)可即時控管公文或文件的流程，將能夠有效避免延宕、積壓、變造和外流等問題，更可以提升整體流程的效率及安全性：
　　1、 在查找、盤查、交接時可以極大縮短時間和減少工作量，提高效率；
　　2、 可以明顯提高文件管理的準(zhǔn)確性，輕松地跟蹤和定位實體文件，省時又省錢；
　　3、 文檔的行為全生命周期管理，使得文檔管理數(shù)字化、智能化、及時化、可視性、可追溯性；
　　4、 文檔信息流、實物流同步，使得文檔管理效率及安全保護(hù)得到有效平衡；
　　5、 制度客觀化、系統(tǒng)化，保密制度執(zhí)行得到了科技創(chuàng)新的保證；
　　6、 通過攝像、感應(yīng)、無線通訊有效結(jié)合使得安全管理無處無時不在，有效避免文件丟失造成難以估量的損失；
　　7、 人、柜、文件的等級管理使得文檔的密級管理有了落實的堅實基礎(chǔ)；
　　
　　總之，通過 RFID 的創(chuàng)新能力，可以獲得更強(qiáng)的可視性，在工作流的各個節(jié)點(diǎn)跟蹤實體文件，還能夠有效且高效地管理信息。

　　15850124084 馬斌 www.digican-rfid.com 郵箱：digican@163.com