RFID電子檔案(卷案)信息化管理建設(shè)方案

　　1.1 項(xiàng)目背景

　　隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的大量應(yīng)用，大量電子文件的產(chǎn)生和管理已經(jīng)是各單位急需解決的問題，而知識(shí)資源管理是未來企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是單位信息管理的基礎(chǔ)，是未來的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展方向。檔案是一個(gè)單位知識(shí)資源的核心部分，也是知識(shí)資源管理的最基礎(chǔ)部分。

　　因此，要實(shí)現(xiàn)單位的知識(shí)資源的管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎(chǔ)，逐步擴(kuò)大和延伸管理范圍，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的管理。

　　檔案管理無論從人才儲(chǔ)備、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識(shí)資源管理所必須的。

　　1.2 項(xiàng)目需求分析

　　1、根據(jù)各行各業(yè)管理需要針對(duì)電子檔案監(jiān)控管理構(gòu)建一個(gè)公共的，獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺(tái)，以支撐各類業(yè)務(wù)所涉及的，實(shí)體和虛擬的檔案信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

　　2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實(shí)體檔案(照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件)，檔案化的電子信息(版式數(shù)據(jù)文件)，結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(從應(yīng)用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件)等。

　　3、具有保存價(jià)值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息(表證單書)，必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息;是直接形成的歷史紀(jì)錄 ”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。

　　4、將作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過一個(gè)歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個(gè)過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個(gè)卷都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)(電子封面)。

　　5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化管理，以及電子信息和實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理。

　　1.3 RFID技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

　　由于RFID采用的是無線射頻認(rèn)別原理，它可以工作于各種惡劣的工作環(huán)境，可以穿透一定的障礙物識(shí)別，穿透性好;它還可以識(shí)別運(yùn)動(dòng)中的文件，且可以批量識(shí)別;RFID標(biāo)簽還可以反復(fù)擦寫數(shù)據(jù)信息，標(biāo)簽可以重復(fù)利用。RFID標(biāo)簽內(nèi)信息快速的上傳到企業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行綜合管理，可以避免人工操作可能發(fā)生的錯(cuò)誤。

　　采用RFID技術(shù)可對(duì)文件檔案進(jìn)行固定的信息查詢與移動(dòng)信息查詢、還可通過平臺(tái)管理，讀取檔案全部信息。

　　

　　1.4 RFID電子檔案管理規(guī)劃

　　1.4.1 電子檔案特點(diǎn)

　　1、信息的非人工識(shí)讀性;

　　2、信息存儲(chǔ)的高密度性;

　　3、信息與載體之間的可分離性;

　　4、多種信息媒體的繼承性;

　　5、系統(tǒng)依賴性。

　　1.4.2 管理系統(tǒng)硬件體系架構(gòu)規(guī)劃

　　本系統(tǒng)采用B/S模式，即可以支持局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，也可以支持在互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行;可以單機(jī)運(yùn)行，也可以支持服務(wù)器分布式運(yùn)行;用戶采用瀏覽器方式使用系統(tǒng)，可以使日常維護(hù)簡(jiǎn)單、版本更新便捷、節(jié)約投資成本。

　　

　　1.4.3 檔案管理管理信息化平臺(tái)規(guī)劃

　　檔案管理信息化平臺(tái)的目標(biāo)是：實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

　　紙質(zhì)檔案的信息化管理是：以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。

　　電子信息的檔案化管理是：把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來，形成用應(yīng)用無關(guān)的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。

　　為電子檔案管理搭建一個(gè)公共支撐環(huán)境，為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺(tái)，主要實(shí)現(xiàn)以下功能：

　　1.4.3.1 統(tǒng)一電子檔案入口。

　　能夠以影像技術(shù)、條形碼技術(shù)、版式電子數(shù)據(jù)文件等技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同介質(zhì)、不同類別的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化封裝處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統(tǒng)一的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并保證電子檔案的不可抵賴性和可追溯性。

　　1.4.3.2 對(duì)采集的電子資料“件”進(jìn)行統(tǒng)一管理。

　　根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對(duì)電子資料實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)管理。并能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)流程各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)痕跡進(jìn)行記錄查詢等操作。

　　1.4.3.3 系統(tǒng)應(yīng)提供對(duì)檔案流程的管理。

　　使用產(chǎn)品化的流程管理工具，實(shí)現(xiàn)流程的可維護(hù)性。用戶可自行定制工作流環(huán)節(jié)、路徑，滿足流程變化時(shí)，操作人員能夠自行通過平臺(tái)新增或修改流程，并能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置分配不同的業(yè)務(wù)角色。同時(shí)滿足各類業(yè)務(wù)檔案管理流程不同的需要。

　　1.4.3.4 支持新的業(yè)務(wù)加載。

　　先期以搭建統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)為主，并在其上加載較規(guī)范的檔案管理業(yè)務(wù)(如公文檔案)，實(shí)現(xiàn)所有的操作人員能夠在同一個(gè)平臺(tái)上，對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行管理。該平臺(tái)應(yīng)支持新類別檔案的業(yè)務(wù)加載，使業(yè)務(wù)人員能夠僅使用平臺(tái)提供的工具，就可以實(shí)現(xiàn)其它業(yè)務(wù)電子檔案(如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等)的添加及修改。

　　1.4.3.5 實(shí)現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。

　　一方面應(yīng)用支撐環(huán)境能夠通過數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價(jià)值。另一方面要有安全機(jī)制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案安全級(jí)別的劃分和標(biāo)志，并根據(jù)不同的級(jí)別和權(quán)限進(jìn)行訪問控制。

　　1.4.3.6 實(shí)現(xiàn)權(quán)限的靈活、方便管理。

　　系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)數(shù)據(jù)訪問的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)稅務(wù)系統(tǒng)不同的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級(jí)管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時(shí)發(fā)放等。

　　1.5 電子檔案系統(tǒng)管理規(guī)劃

　　1.5.1 總體功能設(shè)計(jì)規(guī)劃

　　

　　電子文檔信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)規(guī)劃如上面的系統(tǒng)邏輯架構(gòu)，根據(jù)文檔管理工作的分工不同分為：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)設(shè)置、軟件接口六個(gè)部分。

　　其中信息采集、日常管理和信息服務(wù)三部分包括了用戶文檔信息管理的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了文檔信息的收集整理、日常管理和利用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。

　　信息采集主要負(fù)責(zé)文檔信息的整理、編目與電子文件的自動(dòng)掛接，完成文檔信息的收集、錄入和數(shù)字化工作。

　　日常管理部分主要完成電子文檔的鑒定、銷毀、移交、編研、征集等工作，同時(shí)可以輔助實(shí)體管理、形成文檔的目錄、進(jìn)行借閱、利用、統(tǒng)計(jì)等管理工作。

　　信息服務(wù)主要通過簡(jiǎn)單方便的方式，為用戶提供快捷的文檔信息服務(wù)。

　　系統(tǒng)安全則充分保證了文檔系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性，使對(duì)電子文檔信息的安全管理能夠控制到每一具體功能操作和每一具體文件。

　　系統(tǒng)設(shè)置部分為用戶搭建符合自身文檔信息管理需要的文檔管理結(jié)構(gòu)提供了定制工具，可以讓用戶自己量身定制本單位的文檔管理結(jié)構(gòu)，無論是從眼前，還是從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，都將比其他任何系統(tǒng)更加能夠適應(yīng)用戶自身不斷變化和不斷增長(zhǎng)的功能需求。

　　1.5.2 系統(tǒng)管理規(guī)劃

　　

　　1.5.3 功能描述

　　1.5.3.1 文件管理

　　文件管理中的文件歸檔是指文件材料在處理完畢之后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門將其中有保存價(jià)值的文件整理立卷，定期移交給本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員集中管理的過程如。

　　管理模塊包括：文件著錄、文件分類排序、文件鑒定、輔助組卷、密級(jí)期限設(shè)置、解密、設(shè)置目錄、生成歸檔號(hào)、文件歸檔、關(guān)聯(lián)關(guān)系設(shè)置、按字典排序、適應(yīng)機(jī)構(gòu)變更等功能。

　　1.5.3.2 檔案管理

　　本模塊中涵蓋了檔案管理人員工作中各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理過程，包括著錄、組卷、調(diào)整、檢索、移交、接收、制作目錄。

　　檔案著錄： 對(duì)于歷史的檔案數(shù)據(jù)，檔案管理員可進(jìn)行傳統(tǒng)整理方法(先錄入案卷信息再錄入卷內(nèi)文件信息)或簡(jiǎn)化整理方法(單級(jí)文件)的著錄，以及原文的添加、掛接。

　　案卷調(diào)整 ：檔案管理員在歸檔的過程中，需要對(duì)錯(cuò)誤的歸檔結(jié)果進(jìn)行糾錯(cuò)，包括：分卷、合卷、拆卷、插卷、補(bǔ)空卷、卷內(nèi)順序調(diào)整、案卷順序調(diào)整、案卷號(hào)調(diào)整等等。

　　Excel輸出 ：要能夠?qū)⒂脩暨x擇的數(shù)據(jù)輸出到Excel中，用戶可以對(duì)這些數(shù)據(jù)以及格式進(jìn)行必要的調(diào)整。注：該功能也同樣應(yīng)用于文件管理功能模塊

　　1.5.3.3 移交接收

　　下級(jí)檔案部門或其它單位將其管理的需移交的檔案、相關(guān)資料實(shí)體與原文及檢索目錄向上級(jí)檔案部門移交。檔案部門經(jīng)驗(yàn)收無誤后，向移交單位出具交接文件。

　　(1)移交

　　下級(jí)檔案部門或其它單位將其管理的需移交的檔案、相關(guān)資料實(shí)體與原文及檢索目錄向上級(jí)檔案部門移交并記錄。

　　流程：

　　1、移交單位或部門填寫《檔案交接文據(jù)》，將移交檔案的案卷目錄和文件目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)出送至上級(jí)檔案部門;

　　2、收到上級(jí)檔案部門審簽的交接文據(jù)后，將移交情況匯總至《檔案移出登記簿》中，并將實(shí)體已移交檔案索引的”保存狀態(tài)”賦予移交標(biāo)識(shí)。

　　(2)接收

　　上級(jí)檔案部門接收其他單位移交的檔案、相關(guān)資料實(shí)體與電子文件及檢索目錄。

　　流程：

　　上級(jí)檔案部門對(duì)擬接收檔案的案卷目錄和文件目錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入或通過導(dǎo)入、網(wǎng)上傳輸?shù)仁侄谓邮?

　　上級(jí)檔案部門清點(diǎn)無誤后審簽交接文據(jù)，交接文據(jù)歸入移交檔案的全宗卷同時(shí)退給移交部門一份，有關(guān)接收情況匯總至《檔案收進(jìn)登記簿》中。

　　1.5.3.4 檔案保管

　　1.5.3.4.1 庫房管理

　　提供庫房面積、相關(guān)設(shè)備、排架情況等信息的著錄與維護(hù)，進(jìn)行信息的查詢、統(tǒng)計(jì)處理。

　　1.5.3.4.2 存放位置管理

　　能夠成批設(shè)置檔案的存放位置信息，建立存放位置索引。并能夠打印《全宗存放索引》、《庫房存放位置索引》。

　　流程：

　　通過檢索處理，選擇出相關(guān)的檔案，填寫相應(yīng)的存放位置信息，將這一批檔案的相關(guān)“存放位置”信息進(jìn)行替換。

　　1.5.3.4.3 檔案保管狀況管理

　　定期對(duì)庫房中的檔案進(jìn)行檢查，檢查的結(jié)果記錄到檔案檢查狀況登記簿中;對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)時(shí)，填寫修復(fù)情況登記簿記錄修復(fù)工作，便于日后的工作統(tǒng)計(jì);登記時(shí)能夠自動(dòng)更新檔案條目的“保管狀態(tài)”信息。

　　1.5.3.4.4 檔案庫房溫濕度管理

　　每日登記表數(shù)據(jù)錄入或轉(zhuǎn)換、統(tǒng)計(jì)分析。通過數(shù)據(jù)表來記載信息，提供著錄、檢索、統(tǒng)計(jì)和打印等功能。由用戶手動(dòng)的填寫相應(yīng)的著錄項(xiàng)，對(duì)于某些著錄項(xiàng)，要求能夠繼承上一條紀(jì)錄的值。

　　1.5.3.4.5 出入庫管理

　　出入庫管理，可以手工錄入檔案信息，記載檔案的出入庫信息。

　　出入庫管理，在接收檔案實(shí)體，消毒上架排列或移交檔案出庫后，按每個(gè)庫房的出入庫動(dòng)作都要登記《檔案出入庫登記簿》。

　　1.5.3.5 檔案利用

　　1.5.3.5.1 利用登記

　　當(dāng)借閱實(shí)物檔案時(shí)，要手工登記檔案的利用表，若檢索到的條目下沒有原文，而該文件的載體是“紙質(zhì)”時(shí)，可在頁面中登記檔案利用申請(qǐng)信息，然后到檔案室進(jìn)行借閱。在進(jìn)行借閱時(shí)，檔案管理員可直接調(diào)出該利用人的利用申請(qǐng)信息直接轉(zhuǎn)利用;利用方式和利用目的的選擇項(xiàng)應(yīng)能自由定義。利用登記后，如果是實(shí)物檔案，系統(tǒng)會(huì)提示用戶到檔案室去借閱檔案。對(duì)于自己無權(quán)查看的檔案，需要進(jìn)行利用申請(qǐng)，待得到批準(zhǔn)后，如果是實(shí)物檔案(無原文)，可到檔案室去借閱，如果是電子檔案，可直接通過查詢即可利用。

　　1.5.3.5.2 利用管理

　　對(duì)檔案的借閱利用進(jìn)行管理，能夠進(jìn)行催還、歸還、續(xù)借等操作，對(duì)利用的歷史信息能夠檢索。

　　利用流程：

　　1. 通過檢索或手工輸入的方式填寫相應(yīng)的借檔信息，然后輸入利用人信息，填寫利用方式、利用目的、歸還日期，信息填寫完畢后即可登記，并打印登記單、借閱單、催還單、督辦單等;

　　2. 利用者使用完畢后，可將檔案實(shí)體單份或成批交還利用管理員;

　　3. 利用管理員錄入歸還檔案信息，登記利用效果;

　　4. 如果借閱者需要續(xù)借，那么利用管理員檢索該借閱者的所有借閱的檔案，選擇要續(xù)借的檔案，可直接轉(zhuǎn)入利用登記。如果登記成功，自動(dòng)將相應(yīng)的檔案信息做歸還及借閱處理。

　　1.5.3.5.3 催還流程

　　1. 系統(tǒng)自動(dòng)檢索出需要催還的人員名單;

　　2. 選擇要催還的人員;

　　3. 印催還單給選擇的人員。

　　1.5.3.5.4 利用統(tǒng)計(jì)

　　可分不同利用方式，如查閱電子、查閱實(shí)體、出借、復(fù)制、傳真等。進(jìn)行人次、卷次、件次、張數(shù)等方面的統(tǒng)計(jì)，可統(tǒng)計(jì)某一時(shí)點(diǎn)出借尚未歸還的檔案實(shí)體。

　　可按利用者、利用時(shí)間、利用方式、借閱操作人等進(jìn)行查詢。檢索到相關(guān)檔案信息，進(jìn)行原文瀏覽時(shí)，自動(dòng)進(jìn)行利用登記(不需要?dú)w還)。

　　可以統(tǒng)計(jì)某個(gè)文檔的調(diào)閱次數(shù)。 可以統(tǒng)計(jì)通過申請(qǐng)調(diào)閱檔案的次數(shù)。

　　1.5.3.5.5 檔案利用流程

　　1. 此流程是針對(duì)于那些利用者不具有權(quán)限的檔案，對(duì)于那些具有權(quán)限的檔案，用戶不必經(jīng)過此過程即可利用檔案。

　　2. 此流程可由用戶根據(jù)實(shí)際工作情況自定義。

　　1.5.3.6 鑒定銷毀

　　系統(tǒng)自動(dòng)檢索出到期的檔案，通過保管期限鑒定、銷毀鑒定后，將待銷毀的檔案形成《銷毀清冊(cè)》。鑒定銷毀時(shí)，要記載下相關(guān)的信息;銷毀的檔案自動(dòng)賦予“實(shí)體已銷毀”標(biāo)識(shí)，同時(shí)歸入檔案銷毀庫。

　　需要進(jìn)行案卷的拆分、合并，并能夠修改案卷號(hào)、目錄號(hào)信息，結(jié)果形成《鑒定整理登記簿》，能夠根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行工作統(tǒng)計(jì)。

　　1.5.3.7 檔案統(tǒng)計(jì)

　　創(chuàng)建、維護(hù)、導(dǎo)入、導(dǎo)處相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　可預(yù)先定制好檔案局規(guī)定的相關(guān)報(bào)表(基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào));打印輸出;能夠?qū)?bào)表輸出到Excel文件中;能夠?qū)⑾录?jí)行上報(bào)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入;能將系統(tǒng)中的報(bào)表導(dǎo)出為文件;能將報(bào)表文件導(dǎo)入到系統(tǒng)中。

　　1.5.3.8 檔案編研

　　進(jìn)行大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、重要文件匯編、人事任免匯編的編研工作。能夠通過檢索查到相關(guān)的檔案，打開相應(yīng)的原文，進(jìn)行原文的復(fù)制、粘貼等編輯操作，進(jìn)行編研。

　　1.5.3.9 查閱

　　總部或檔案館和各個(gè)分支機(jī)構(gòu)能夠互相查閱數(shù)據(jù)，進(jìn)行信息資源的共享利用。提供簡(jiǎn)單查詢、組合查詢以及分類檢索等多種先進(jìn)得檢索手段，通過網(wǎng)絡(luò)快速地查閱信息，能夠在權(quán)限范圍內(nèi)直接通過瀏覽器瀏覽原文，以及進(jìn)行原文的打印、下載等操作。

　　當(dāng)檔案只存在實(shí)物檔案，不存在電子原文時(shí)，用戶可直接進(jìn)行利用申請(qǐng)登記，該登記信息能夠直接被送到檔案部門，用戶去借閱時(shí)，能夠直接調(diào)出該申請(qǐng)登記信息。

　　1.5.3.10 系統(tǒng)維護(hù)

　　1.5.3.10.1 信息門類管理

　　根據(jù)檔案的特點(diǎn)，把系統(tǒng)各種目錄數(shù)據(jù)分為各邏輯類目，下層的邏輯類目包含幾層具體的物理表，用戶通過系統(tǒng)可在這幾層物理表間設(shè)定關(guān)聯(lián)關(guān)系，如案卷和文件的關(guān)系。對(duì)每一物理表用戶可自定義表名、表描述，對(duì)表的每一字段，用戶可自定義字段名、字段類型,指定字段的是否可為空、唯一、值繼承、自動(dòng)加一，并可添加、刪除、修改字段。

　　處理步驟：

　　1. 系統(tǒng)對(duì)類目的定義進(jìn)行初始化設(shè)定。初始化將生成固定字段和可選字段，其中固定字段是必須有的，用戶只能修改字段描述，不能修改字段名;可選字段用戶可進(jìn)行添加，修改等操作;

　　2. 用戶根據(jù)需要修改字段。對(duì)于固定字段，用戶可以并且只能修改字段描述，不能修改字段名。對(duì)于可選字段用戶可進(jìn)行添加，修改等操作。

　　1.5.3.10.2 用戶管理

　　用戶管理的內(nèi)容是對(duì)用戶對(duì)象和用戶——權(quán)限的管理。

　　具體控制的權(quán)限分為數(shù)據(jù)權(quán)限(查詢、修改、對(duì)應(yīng)原文權(quán)限)和業(yè)務(wù)功能操作的權(quán)限設(shè)置。

　　1.5.3.10.3 檔號(hào)格式定義

　　用戶通過系統(tǒng)定義各門類的檔號(hào)格式。

　　系統(tǒng)提供的缺省設(shè)置為國(guó)家檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)中定義的歸檔號(hào)組成結(jié)構(gòu)，用戶可以在此基礎(chǔ)上定義。

　　1.5.3.10.4 其他系統(tǒng)設(shè)置 系統(tǒng)提供以下設(shè)置功能

　　歸檔范圍設(shè)置;

　　保管期限規(guī)則的設(shè)置。

　　1.5.3.10.5 數(shù)據(jù)導(dǎo)入 系統(tǒng)提供如下功能：

　　數(shù)據(jù)導(dǎo)入：能導(dǎo)入包括ACCESS、DBF、SQLSERVER、ORACLE等常見數(shù)據(jù)庫格式的數(shù)據(jù);用戶能自定義字段間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，系統(tǒng)按用戶設(shè)定的對(duì)應(yīng)關(guān)系導(dǎo)入數(shù)據(jù);能在已有字段的基礎(chǔ)上臨時(shí)生成新字段，把新字段的數(shù)據(jù)導(dǎo)入對(duì)應(yīng)目標(biāo)字段中;能保存用戶設(shè)定的導(dǎo)入環(huán)境(包括字段間的對(duì)應(yīng)關(guān)系、定義的新字段、導(dǎo)入條件等)，用戶可導(dǎo)入該環(huán)境，避免重復(fù)設(shè)定導(dǎo)入環(huán)境;對(duì)字段類型和長(zhǎng)度系統(tǒng)可自動(dòng)做相應(yīng)的轉(zhuǎn)換和截?cái)嗖僮?能設(shè)定導(dǎo)入數(shù)據(jù)的范圍;

　　1.5.3.10.6 日志管理

　　登陸日志管理：記錄了用戶登錄本系統(tǒng)的用戶名、登錄時(shí)間、注銷時(shí)間等信息。

　　原文日志管理：記錄了用戶每次添加、修改、刪除原文資料時(shí)所作的時(shí)間、用戶名等相關(guān)信息。

　　系統(tǒng)維護(hù)日志管理：記錄了用戶每次對(duì)系統(tǒng)配置的改動(dòng)，如創(chuàng)建新門類、添加、刪除字段等信息。

　　除了以上的日志功能，還提供靈活的定制日志功能，通過少量的開發(fā)定制某種操作的日志記錄。

　　1.5.3.10.7 權(quán)限管理

　　多級(jí)權(quán)限管理，可以通過對(duì)總部的檔案室或檔案館超級(jí)管理用戶可以賦權(quán)給下級(jí)立檔單位或部門的二級(jí)超級(jí)用戶，使之有管理自己?jiǎn)挝坏娜藛T的權(quán)限。

　　用戶管理：分為用戶組和用戶，可以指定用戶組或用戶權(quán)限，用戶可以繼承所在組的權(quán)限，并可以單獨(dú)賦權(quán)超越組的權(quán)限。

　　按照操作功能和檔案門類組合賦權(quán)，可以賦予用戶每一個(gè)檔案門類的不同操作功能的權(quán)限。

　　1.5.3.11 系統(tǒng)擴(kuò)展功能

　　用戶可以選擇如下擴(kuò)展功能來滿足對(duì)檔案管理的需求。

　　1.5.3.11.1 批量掃描子系統(tǒng)

　　對(duì)于批量掃描紙質(zhì)檔案，數(shù)字化加工軟件，提供包括掃描、優(yōu)化、批量掛接等功能。

　　1.5.3.11.2 RFID識(shí)別

　　可以在掃描子系統(tǒng)集成第三方RFID軟件對(duì)掃描的原文進(jìn)行RFID識(shí)別，并將識(shí)別后的文本信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫或文本文件中，為方便利用和全文檢索做準(zhǔn)備;也可將RFID功能集成到客戶端,方便用戶在瀏覽圖像原文時(shí)有選擇性的進(jìn)行RFID識(shí)別。

　　1.5.3.11.3 全文檢索

　　可以集成第三方全文檢索引擎,可對(duì)RFID識(shí)別后的公開檔案進(jìn)行專業(yè)化的全文檢索。

　　1.5.3.11.4 光盤發(fā)布

　　本系統(tǒng)提供一個(gè)光盤發(fā)布工具，它可作為數(shù)據(jù)條目和原文的一種備份手段，同時(shí)它可以獨(dú)立運(yùn)行，為脫離文檔中心平臺(tái)的文件利用提供了一種手段。存儲(chǔ)于文件中心管理系統(tǒng)中的目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)，需要方便的離線瀏覽、快捷的數(shù)據(jù)遷移、安全的光盤備份等功能，包含四個(gè)功能模塊：光盤發(fā)布、光盤上載、光盤瀏覽、光盤合并。

　　1.5.3.11.5 接口模塊

　　(1)統(tǒng)一身份認(rèn)證接口。為部門內(nèi)部統(tǒng)一的授權(quán)系統(tǒng)留下的可以擴(kuò)展的接口，直接讀取身份認(rèn)證LDAP服務(wù)器進(jìn)行身份認(rèn)證。

　　(2)OA數(shù)據(jù)歸檔接口。留有與OA等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，可以根據(jù)用戶的系統(tǒng)實(shí)際情況二次開發(fā)接口模塊,自動(dòng)將OA等其他系統(tǒng)中需要?dú)w檔的目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)歸入檔案系統(tǒng)中，并保留原有文件格式及流程生成的附件。

　　(2)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口?？赏ㄟ^二次開發(fā)接口將企事業(yè)單位的現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的、需要?dú)w檔的文件數(shù)據(jù)，直接導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)中來，在通過檔案管理軟件進(jìn)行其它的管理操作。

　　1.6 項(xiàng)目建設(shè)優(yōu)勢(shì)

　　電子文檔管理系統(tǒng)是一個(gè)平臺(tái)化的文檔管理軟件，完全滿足上述系統(tǒng)基本設(shè)計(jì)原則中的各項(xiàng)要求。同時(shí)具有如下優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)：

　　1.6.1 數(shù)據(jù)集中運(yùn)行模式的優(yōu)勢(shì)

　　(1)充分實(shí)現(xiàn)了總部對(duì)的分支機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)行督導(dǎo)、監(jiān)控。

　　(2)方便集中管理、維護(hù)、備份檔案管理系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。

　　(3)避免了數(shù)據(jù)分散在各下屬單位，無法快速的進(jìn)行對(duì)檔案數(shù)據(jù)全面的檢索和利用。

　　(4)方便集中在服務(wù)器端進(jìn)行應(yīng)用邏輯層的修改和維護(hù)，無需客戶端有任何變動(dòng)，即可完成對(duì)系統(tǒng)的改進(jìn)。

　　(5)減少對(duì)軟件和硬件的投資。

　　(6)減少對(duì)網(wǎng)絡(luò)帶寬的依賴性

　　1.6.2 電子文檔管理平臺(tái)技術(shù)

　　(1)文檔類型可以自由定制

　　(2)文檔管理的層次可以自由定制

　　(3)文檔錄入的信息(數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu))可以自由定制

　　(4)用戶的錄入及檢索界面可以自由定制

　　(5)錄入方式可以自由定制

　　(6)文檔的分類表可以自由定制

　　(7)文檔的統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以自由定制

　　(8)用戶對(duì)文檔的操作和使用權(quán)限可以自由定制

　　(9)內(nèi)置大量函數(shù)，提供用戶功能強(qiáng)大的定制手段

　　(10)通過上述定制功能平臺(tái)可以建立任何企業(yè)和行業(yè)的電子文檔管理系統(tǒng)。

　　1.6.3 應(yīng)用系統(tǒng)功能的可擴(kuò)充性

　　多層架構(gòu)的設(shè)計(jì)、合理的平臺(tái)的選擇以及超強(qiáng)的可定制的功能設(shè)計(jì)，可以提供很好的功能擴(kuò)充性，而不需要修改系統(tǒng)本身。當(dāng)需求發(fā)生變化時(shí)，第一選擇是通過簡(jiǎn)單的定制或系統(tǒng)配置，來滿足要求;第二選擇是通過部署一些新開發(fā)的模塊來滿足要求;第三才是修改系統(tǒng)本身。

　　可緊密集成第三方軟件，如全文檢索和RFID識(shí)別軟件，大大方便利用。

　　(1)可與OA等系統(tǒng)接口形成文檔的一體化管理：OA系統(tǒng)接口與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口。

　　(2)多文件瀏覽：支持多達(dá)200多種圖形圖像文件格式的管理和瀏覽

　　1.6.4 標(biāo)準(zhǔn)化程度高

　　符合國(guó)家《CAD文件歸檔規(guī)范》和《文檔管理軟件功能要求》

　　1.6.5 系統(tǒng)安全性高

　　本系統(tǒng)支持對(duì)外傳輸文件數(shù)據(jù)采用另外的數(shù)字證書加解密，從而有效的保證的內(nèi)部數(shù)字證書以及文件數(shù)據(jù)的安全。

　　多級(jí)安全管理機(jī)制，權(quán)限可針對(duì)某一個(gè)人或一個(gè)文件 、文件安全利用技術(shù)，可防止網(wǎng)上對(duì)文檔的非法使用。