RFID助力電子檔案信息化管理更高效管控

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的大量應(yīng)用，大量電子文件的產(chǎn)生和管理已經(jīng)是各單位急需解決的問(wèn)題，而知識(shí)資源管理是未來(lái)企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是單位信息管理的基礎(chǔ)，是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展方向。檔案是一個(gè)單位知識(shí)資源的核心部分，也是知識(shí)資源管理的最基礎(chǔ)部分。RFID電子檔案信息化管理更高效管控。

因此，要實(shí)現(xiàn)單位的知識(shí)資源的管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎(chǔ)，逐步擴(kuò)大和延伸管理范圍，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的管理。檔案管理無(wú)論從人才儲(chǔ)備、信息分類(lèi)和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來(lái)知識(shí)資源管理所必須的。

根據(jù)各行各業(yè)管理需要針對(duì)電子檔案監(jiān)控管理構(gòu)建一個(gè)公共的，獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺(tái)，以支撐各類(lèi)業(yè)務(wù)所涉及的，實(shí)體和虛擬的檔案信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。由于RFID采用的是無(wú)線射頻認(rèn)別原理，它可以工作于各種惡劣的工作環(huán)境，可以穿透一定的障礙物識(shí)別，穿透性好;它還可以識(shí)別運(yùn)動(dòng)中的文件，且可以批量識(shí)別;RFID標(biāo)簽還可以反復(fù)擦寫(xiě)數(shù)據(jù)信息，標(biāo)簽可以重復(fù)利用。RFID標(biāo)簽內(nèi)信息快速的上傳到企業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行綜合管理，可以避免人工操作可能發(fā)生的錯(cuò)誤。采用RFID技術(shù)可對(duì)文件檔案進(jìn)行固定的信息查詢(xún)與移動(dòng)信息查詢(xún)、還可通過(guò)平臺(tái)管理，讀取檔案全部信息。

電子檔案特點(diǎn)具有信息的非人工識(shí)讀性;信息存儲(chǔ)的高密度性;信息與載體之間的可分離性;多種信息媒體的繼承性了。檔案管理信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。紙質(zhì)檔案的信息化管理是以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。電子信息的檔案化管理是把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來(lái)，形成用應(yīng)用無(wú)關(guān)的，不可抵賴(lài)的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。為電子檔案管理搭建一個(gè)公共支撐環(huán)境，為各類(lèi)檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢(xún)、加載及展現(xiàn)的平臺(tái)。

能夠以影像技術(shù)、條形碼技術(shù)、版式電子數(shù)據(jù)文件等技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同介質(zhì)、不同類(lèi)別的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化封裝處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統(tǒng)一的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并保證電子檔案的不可抵賴(lài)性和可追溯性。對(duì)采集的電子資料“件”進(jìn)行統(tǒng)一管理。根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對(duì)電子資料實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷(xiāo)毀、查詢(xún)借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)管理。并能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)流程各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)痕跡進(jìn)行記錄查詢(xún)等操作。

使用產(chǎn)品化的流程管理工具，實(shí)現(xiàn)流程的可維護(hù)性。用戶(hù)可自行定制工作流環(huán)節(jié)、路徑，滿(mǎn)足流程變化時(shí)，操作人員能夠自行通過(guò)平臺(tái)新增或修改流程，并能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置分配不同的業(yè)務(wù)角色。同時(shí)滿(mǎn)足各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案管理流程不同的需要。以搭建統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)為主，并在其上加載較規(guī)范的檔案管理業(yè)務(wù)(如公文檔案)，實(shí)現(xiàn)所有的操作人員能夠在同一個(gè)平臺(tái)上，對(duì)不同類(lèi)別的檔案進(jìn)行管理。該平臺(tái)應(yīng)支持新類(lèi)別檔案的業(yè)務(wù)加載，使業(yè)務(wù)人員能夠僅使用平臺(tái)提供的工具，就可以實(shí)現(xiàn)其它業(yè)務(wù)電子檔案(如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等)的添加及修改。

實(shí)現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。一方面應(yīng)用支撐環(huán)境能夠通過(guò)數(shù)字證書(shū)、電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子檔案的不可抵賴(lài)性及其憑證價(jià)值。另一方面要有安全機(jī)制保證電子檔案封裝、傳輸過(guò)程、整理、歸檔過(guò)程、保管和利用過(guò)程中的信息安全。要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案安全級(jí)別的劃分和標(biāo)志，并根據(jù)不同的級(jí)別和權(quán)限進(jìn)行訪問(wèn)控制。

檔案資料是一種重要的信息資源，檔案管理工作非常重要，通過(guò)不斷完善檔案管理機(jī)制，發(fā)揮檔案管理作為無(wú)形資產(chǎn)在企業(yè)管理的關(guān)鍵性作用。作為構(gòu)建“物聯(lián)網(wǎng)” 的關(guān)鍵核心技術(shù)之一，RFID技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來(lái)了助推作用。