智能密集架，破解了哪些檔案管理難題？

檔案對于社會的發(fā)展具有不可替代的重要作用，成為記錄歷史，承載文化，創(chuàng)造價值的重要憑證。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案信息日益增加，檔案工作人員的工作任務(wù)也越來越繁瑣，傳統(tǒng)的檔案裝具以及檔案管理模式不能適應(yīng)現(xiàn)代化社會的快速發(fā)展。檔案管理也出現(xiàn)了一系列難題。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

難點一：空間浪費，傳統(tǒng)的檔案室采用分區(qū)存放檔案，當(dāng)檔案數(shù)量很多時需要較大的空間進行存放，如果遇到儲位分配不合理的情況，會造成空間的剩余或不夠用，導(dǎo)致庫房空間的浪費或緊缺。

難點二：盤點復(fù)雜，檔案工作者要對各類檔案的接收、分類、編目，編制、檢索進行管理，定期盤點時，要對照紙質(zhì)檔案一個個對比，工作量大且容易出現(xiàn)疏漏。

難點三：查找困難，傳統(tǒng)檔案材料分區(qū)分類存放，查找時要先到區(qū)找到類別，再翻閱檔案查找需要的那份檔案。當(dāng)遇到檔案數(shù)量多、使用頻繁的情況下，檔案查找工作更加困難。

難點四：環(huán)境問題，檔案資料的存放管理對環(huán)境有明確的要求，過高或過低的溫度，過濕或過干的空氣環(huán)境都會對紙張纖維素造成破壞。傳統(tǒng)檔案裝具以及檔案室沒有溫濕度檢測及提示，不能保障檔案的存放條件。

難點五：防盜性差，傳統(tǒng)檔案室主要依靠依靠機械鎖具進行管理，如遇借閱人員較多，現(xiàn)場混亂且管理人員不足，或是檔案室鑰匙丟失時，容易造成檔案丟失。

以上幾大難點，做檔案工作的你是不是也因此而頭疼?信息技術(shù)的快速發(fā)展，也為檔案行業(yè)帶來了新的管理方式，越來越多的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中來，就檔案裝具而言也從傳統(tǒng)的檔案箱柜、固定架、傳統(tǒng)密集架演變現(xiàn)在的智能密集架，下面就來說說智能密集架是如何解決以上檔案管理難點的。

智能密集架由固定列和移動列共同組成，在一定的距離內(nèi)移動架體，這樣就大大節(jié)省了檔案存放的空間，節(jié)省出來的空間可以儲存更多的檔案文件。組列架體組合，多層次結(jié)構(gòu)，可以根據(jù)空間大小定制產(chǎn)品規(guī)格，整個空間以立方計算，因此擁有龐大的儲存量。

智能密集架管理系統(tǒng)融合RFID無線射頻技術(shù)，可輕松讀取密集架指定列中RFID標簽的全部標簽值，將盤點結(jié)果上傳系統(tǒng)平臺，通過分析對比，將密集架中的檔案情況以可視化的形式展示給管理人員，簡化盤點過程、提高盤點準確度，大大節(jié)省人力。

智能密集架嵌入了電腦控制系統(tǒng)，密集架的每一列均配備有彩色液晶觸摸屏，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，工作人員可通過屏幕對該列密集架檔案資料存放情況進行檢索查閱，讓檔案查找不再困難。同時也可通過客戶端的系統(tǒng)平臺檢索到檔案所在密集架情況，通過系統(tǒng)平臺上操作還可實現(xiàn)遠程開啟該檔案所在密集架列，直接進入拿去檔案，智能化的操作為工作人員節(jié)約了大量時間。

針對檔案存放環(huán)境問題，智能密集架中通過裝置溫濕度檢測模塊，對檔案存放環(huán)境的溫濕度進行實時檢測，當(dāng)溫濕度超出閥值，會發(fā)出溫濕度調(diào)節(jié)提醒。如果有條件，還可實現(xiàn)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備與智能密集架直接通信，實現(xiàn)檔案環(huán)境溫濕度自動調(diào)節(jié)。

檔案資料的防盜性也是檔案安全防護的一部分，同樣也是采用RFID無線射頻技術(shù)，無線電訊號識別特定目標并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)。智能密集架通過與RFID門禁通信，實時監(jiān)控檔案室出口，若貼有RFID標簽的檔案盒或資料通過RFID門禁時，RFID門禁可讀取該標簽的ID并發(fā)出警報，有效阻止檔案資料被盜。