電子標(biāo)簽技術(shù)及其在檔案管理中的應(yīng)用

      1．前言  

　　RFID (Radio Frequency Iden—tification)即無(wú)線射頻識(shí)別，常稱(chēng)為感應(yīng)式電子晶片或感應(yīng)卡、非接觸卡、電子標(biāo)簽、電子條碼等。 這種容編碼、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集、自動(dòng)錄入和快速處理等功能于一體的新興信息技術(shù)以其獨(dú)特的技術(shù)性能，廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，迅速地改變著人們的工作方式和生產(chǎn)作業(yè)管理，極大地提高了生產(chǎn)效率，在各種應(yīng)用環(huán)境中得到了廣泛應(yīng)用。目前，此項(xiàng)技術(shù)在國(guó)內(nèi)檔案管理領(lǐng)域開(kāi)始使用。

       2．檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題 

　　(1)檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)

      傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類(lèi)、排序 ，并去裝釘，然后由人工撰寫(xiě)檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫(xiě)檔案目錄，并將 目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種手工處理方式耗費(fèi)大量勞動(dòng)和時(shí)間，使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。 

　　(2)檔案存放次序較易被打亂，檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)

      雖然檔案一般都分類(lèi)存放，但是在檔案存取過(guò)程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，一旦檔案存取時(shí)沒(méi)有按規(guī)定存放在指定的位置，需要將所有的檔案篩選一遍，造成查找困難。

　　(3)檔案的盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué)由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類(lèi)、數(shù)量均不相同，如果要拆開(kāi)每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。 

　　(4)對(duì)失效檔案的管理滯后

由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤(pán)點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來(lái)額外負(fù)荷和成本。 

      3．電子標(biāo)簽技術(shù) (RFID)在檔案管理中的應(yīng)用 

　　3．1 RFID技術(shù)簡(jiǎn)介

      一個(gè)典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫(xiě)器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識(shí)別與通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)，主要原理是利用無(wú)線電波對(duì)一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫(xiě)、識(shí)別的過(guò)程，非接觸性是它明顯特征。讀寫(xiě)器將特定格式的數(shù)據(jù)寫(xiě)入RFID標(biāo)簽， 然后將標(biāo)簽附著在待識(shí)別物體的表面。讀寫(xiě)器亦可無(wú)接觸地讀取并識(shí)別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物體識(shí)別信息的遠(yuǎn)距離、無(wú)接觸式采集、無(wú)線傳輸?shù)裙δ堋?nbsp;

　　3．2 基于RFID的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì) 

      一套基于RFID技術(shù)的檔案管理自動(dòng)化管理系統(tǒng)，其主要由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)組成，如圖1所示。  

　　RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)通過(guò)系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對(duì)接，由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲(chǔ)存、讀寫(xiě)電子標(biāo)簽；檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的應(yīng)用與管理。同時(shí)，可對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)設(shè)置不同權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶(hù)的安全性管理。 

　　3．2．1 RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)  

       該系統(tǒng) 由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫(xiě)器與手持式閱讀器，是中心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫(xiě)器的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息寫(xiě)入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)；手持式閱讀器是管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。

{$page$}

　　3．2．2檔案管理信息系統(tǒng)  

      該系統(tǒng)由儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、查詢(xún)管理子系統(tǒng)、銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。各子系統(tǒng)的主要功能如下： 

　　(1)儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的檔案盒編號(hào)和儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的儲(chǔ)位編號(hào) 自動(dòng)匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫(kù)時(shí)較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)位的定位。 

　　(2)查詢(xún)管理子系統(tǒng)：在檔案需要被查閱時(shí)，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢(xún)、密級(jí)查詢(xún)等，并發(fā)出出庫(kù)指令，指令通過(guò)計(jì)算機(jī)總線將查詢(xún)信號(hào)傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫(kù)作業(yè)。 

　　(3)銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫(kù)前，在銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時(shí)，銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng) 自動(dòng)提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。 

　　(4)安全管理子系統(tǒng)：當(dāng)檔案盒在非正常情況下離開(kāi)儲(chǔ)位，安裝于儲(chǔ)位區(qū)的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無(wú)線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會(huì)把這一異常信息立即發(fā)送給警報(bào)模塊，警報(bào)模塊接受到信息后向計(jì)算機(jī)控制中心發(fā)出警報(bào)。

　　3．3基于RFID的硬件檔案管理系統(tǒng) 

  　(1)標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定 

      檔案標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：檔案類(lèi)別、檔案名稱(chēng)、檔案編號(hào)、 檔案密級(jí)、入庫(kù)時(shí)間、保存期限、 檔案內(nèi)容摘要等。庫(kù)位標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：儲(chǔ)位類(lèi)型、儲(chǔ)位編號(hào)、存放的檔案編號(hào)區(qū)間及數(shù)量。 

　　(2)標(biāo)簽安裝 

      在檔案標(biāo)簽中，將電子標(biāo)簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個(gè)檔 案盒或檔案文件上。而儲(chǔ)位標(biāo)簽在儲(chǔ)位不需要調(diào)整或者標(biāo)簽沒(méi)有損壞的情況下 ，一般只需安裝一次。儲(chǔ)位標(biāo)簽直接安裝在儲(chǔ)位正下方的支撐橫梁上。 

　　(3)閱讀器安裝 

      在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，設(shè)備的正常工作需外接110— 240VAC電源適配器，并有局域網(wǎng)或無(wú)線局域網(wǎng)覆蓋，以進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。 將RFID標(biāo)簽閱讀器RJ45口與電腦網(wǎng)口相連接，從而可將RFID標(biāo)簽閱讀 器讀取的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的方式傳回服務(wù)器。

　　(4)天線安裝

      為確保檔案標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取， 需要根據(jù)檔案室實(shí)際情況，包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來(lái)確定天線布置，確保最佳讀寫(xiě)效果，天線需要定制。  

      4．RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理信息的優(yōu)點(diǎn) 

　　4．1讀取便捷 

       RFID以非接觸式讀取信息，管理者無(wú)需打開(kāi)檔案盒，只需將粘有 RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過(guò)，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名 目、數(shù)量、檔案摘要等信息，有助于管理者實(shí)施庫(kù)存檔案的動(dòng)態(tài)化管理。 

　　4．2讀取速度快 

      RFID可以同時(shí)讀取多個(gè)芯片信息，工作人員只需將其要借出的所有檔案放在自助借還機(jī)上，根據(jù)提示進(jìn)行相應(yīng)的點(diǎn)鍵操作，就可以一次性地借出系統(tǒng)默認(rèn)的最大限量的檔案，將大大提高工作效率。 

　　4．3提高檔案清點(diǎn)速度 

      使用RFID進(jìn)行館藏清點(diǎn)，只要用手持RFID閱讀器沿著柜架上下掃描一遍，事先存入RFID標(biāo)簽里的檔案信息都將一一呈現(xiàn)，這樣不但極大地減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了工作流程。 

　　4．4減少錯(cuò)架亂架率 

      采用RFID技術(shù)，只需在RFI閱讀器中輸入要找的檔案，沿著柜架依次掃描，一旦發(fā)現(xiàn)排架錯(cuò)誤或找到所要的檔案時(shí)，立刻用聲光報(bào)警，這使得查找工作變得非常方便，也能顯著降低錯(cuò)架亂架率。 

      5．結(jié)束語(yǔ) 

      雖然RFID系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中有一定的缺陷，但隨著技術(shù)的成熟，標(biāo)簽成本的降低，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定，這種現(xiàn)代化的技術(shù)有很大的發(fā)展?jié)摿?，如果使其服?wù)于檔案管理，將解決很多用傳統(tǒng)技術(shù)難以解決的難題，為檔案管理工作館注入新的活力。