基于RFID技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理

　　隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用．人們越來越認識到新技術(shù)對提高管理和效益的重要性。20世紀90年代興起的射頻識別技術(shù)(Radio Frequency Identification，以下簡 稱RFID)，是一項利用射頻信號通過空間耦合(交變磁場或電磁場)實現(xiàn)無接觸信息傳遞并通過所傳遞的信息達到識別目的的技術(shù)。RFID技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，是在一定開發(fā)背景的設(shè)定下，通過對系統(tǒng)開發(fā)目標的確定，對基于RFID技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)進行研究。

　　1 開發(fā)背景假設(shè)

　　在房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)信息化的今天，房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)的主要由信息利用、信息整理及實體管理三大功能模塊構(gòu)成。房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)流程 見圖1。雖然不同的部門、不同類型的檔案具體內(nèi)部執(zhí)行有所不同，但從整體上看，系統(tǒng)均由上述三大功能模塊組成。

圖1 房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)流程

　　在不失重點的前提下。本文只討論基于RFID技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)中的實體管理功能。智能化檔案管理系統(tǒng)中實體管理功能包括庫房位置信息管理、實體簽收、檔案轉(zhuǎn)架、補充資料處理、檔案盤點、出入庫管理、實體內(nèi)部調(diào)案管理等業(yè)務(wù)。文中關(guān)于房地產(chǎn)檔案實體管理RFID智能化信息系統(tǒng)的開發(fā)背景假設(shè)如下：

　　(1)以檔案袋為單位，每個檔案袋上均附有電子標簽。

　　(2)檔案館出入口處均安裝有RFID讀寫器。

　　(3)檔案實體在整個生命周期中，從檔案建立起擁有的檔案袋、在經(jīng)檔案整理部門、再到庫房存放直至檔案銷毀之前，檔案袋均不允許更換。

　　(4)每個檔案架都貼有1個電子標簽，稱為檔案架標，檔案架的每層也分別貼有1個標簽，稱其為檔案架層標。

　　(5)檔案館已有基于條形碼技術(shù)的信息系統(tǒng)用于完成檔案的整理、簽收、入庫、出庫、盤點等流程的信息處理工作。系統(tǒng)開發(fā)目標：保證檔案館原有信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程向智能檔案管理新流程的順利變革，實現(xiàn)以信息流管理為核心，將檔案館所有業(yè)務(wù)活動聯(lián)系起來，完成檔案電子標簽信息的有效共享。

　　2 在檔案管理系統(tǒng)中電子標簽的選型

　　電子標簽是檔案管理RFID技術(shù)應(yīng)用的硬件設(shè)計部分，但是電子標簽的選型不僅影響到RFID技術(shù)應(yīng)用過程的復(fù)雜性，而且直接影響到RFID自動識別信息系統(tǒng)的研發(fā)過程的復(fù)雜性。電子標簽選型時主要考慮頻率和存儲容量兩方面：中頻(如l3．56 MHz)讀寫器的抗干擾能力較強，但可識別距離比高頻(如915 MHz)讀寫器近，高頻電子標簽可被識別距離達5 m，而且被識別速度快、數(shù)據(jù)傳輸率高?，F(xiàn)階段，為降低國內(nèi)檔案管理系統(tǒng)RFID技術(shù)應(yīng)用的難度及考慮到成本的問題，應(yīng)避免在RFID檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)中牽涉過多的電子標簽數(shù)據(jù)驗證細節(jié)，保證信息系統(tǒng)能夠以最簡單的方式準確地獲取、更新標簽數(shù)據(jù)，所以應(yīng)該盡量選擇文用性強且已得到成功使用的電子標簽及相應(yīng)讀寫器設(shè)備，I3．56 MHz的電子標簽比較符合以上要求。電子標簽應(yīng)采用可讀寫標簽，目前可讀寫標簽多采用EEPROM(電可擦除只讀存儲器)方式存儲數(shù)據(jù)。

　　3 系統(tǒng)設(shè)計

　　3．1 系統(tǒng)體系架構(gòu)設(shè)計

　　檔案的管理是一項信息量大、變動關(guān)系復(fù)雜、事務(wù)性很強的行政管理工作，檔案管理系統(tǒng)要求既兼顧到檔案館內(nèi)部人員義考慮到外部遠程用戶。因此，采用us(客戶端/服務(wù)器)模式與B/A/S三層(瀏覽器/應(yīng)用服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫服務(wù)器)模式相結(jié)合的混合模式。對于內(nèi)部用戶，采用us模式，可提高檔案數(shù)據(jù)采集的效率與操作簡便性；對于外部用戶采用B/A/S模式，以便于系統(tǒng)的發(fā)布與維護。充分利用瀏覽器方式的便捷，通過網(wǎng)絡(luò)查閱有關(guān)房地產(chǎn)檔案的信息。因此，在檔案管理系統(tǒng)中采用B/A/S與C/S相結(jié)合的模式，既便于提高檔案數(shù)據(jù)采集的效牢與操作簡便性，提高了信息的安全性，又便于外部州戶隨時隨地查詢和調(diào)案，有利于系統(tǒng)的發(fā)布與維護。

　　3．2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計

　　數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計的過程就是建立數(shù)據(jù)模型的過程，數(shù)據(jù)模型包括層次模型、網(wǎng)狀模型、關(guān)系模型和面向?qū)ο竽Ｐ?。關(guān)系模型是1970年美國的IBM首次提出的，自20世紀80年代以來推出的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)幾乎都支持這種關(guān)系模型，是目前應(yīng)用最廣泛的數(shù)據(jù)模型 因此，這里采用關(guān)系模型。

　　RFID系統(tǒng)所涉及的數(shù)據(jù)可分為三大類：數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)(來自相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng))、中間庫數(shù)據(jù)、檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)。其中，中間庫中建立實體電子標簽簽收表，檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)又分為臨時信息和正式信息。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)由條形碼數(shù)據(jù)庫和RFID數(shù)據(jù)庫一同構(gòu)成，各類數(shù)據(jù)的組成和關(guān)系見圖2。

　　(1)相關(guān)業(yè)務(wù)辦理完畢后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照約定的規(guī)則和數(shù)據(jù)標準，將業(yè)務(wù)信息(如房屋信息、權(quán)屬人信息等)寫人中間庫，同時在中間庫的條形碼簽收(交接)表、電子標簽簽收表中留下記錄。檔案實體南業(yè)務(wù)部門送交檔案館。

　　(2)檔案館收到文體檔案時，進入系統(tǒng)，從條形碼簽收(交接)表中獲取實體檔案對應(yīng)的電子信息，在簽收文體時同時簽收電子信息。簽收時獲取電子標簽信息，存儲在電子標簽簽收表中，檔案管接收到檔案實體時，中間庫的業(yè)務(wù)信息、電子標簽的相大信息將復(fù)制到檔案館系統(tǒng)的臨時信息。這部分信息是不可對外利用的。

　　(3)檔案館人員對臨H寸信息進行整理校對，對合格的數(shù)據(jù)進行標注。整理好的數(shù)據(jù)作為正式信息．即可對外利用。在RED檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。更新經(jīng)過信息校對的檔案在庫電子標簽簽收表中的狀態(tài)為“入庫”，具有“入庫”標志的檔案可對外利用。

　　按業(yè)務(wù)管理類型來分，房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以分為以下幾類：流程管理數(shù)據(jù)、檔案(實體)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、實體管理數(shù)據(jù)和系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)。其中，檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括房屋基本信息、產(chǎn)權(quán)人信息、他項權(quán)利信息、案件信息等。系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)包括各類參數(shù)設(shè)置、用戶設(shè)置、權(quán)限設(shè)置等。

　　3．3 RFID檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)表

　　基于RFID的房地產(chǎn)檔案實體管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中包含了檔案追蹤表、電子標簽記錄表、監(jiān)控點記錄表、實體電子簽收表、已歸檔電子標簽檔案數(shù)據(jù)表、出庫電子標簽記錄數(shù)據(jù)表、檔案架電子標簽數(shù)據(jù)表、檔案架層標數(shù)據(jù)表等，以下根據(jù)業(yè)務(wù)功能的劃分對這些重要表進行描述。

　　(1)電子標簽記錄表：記錄了檔案管理系統(tǒng)中所有合法電子標簽的信息，當有新的檔案標簽簽收、入庫、出庫時均要對標簽的合法性加以檢驗。而只有記錄在該表中的標簽才視為合法的標簽。檔案架標、層標也要存此表中進行檢驗，只有合法的、存本表巾記錄的標簽才允許存系統(tǒng)中使用。標簽lD是該表的主鍵。

　　(2)監(jiān)控點記錄表、檔案追蹤表：監(jiān)控點記錄表與檔案追蹤表是為實行檔案的追蹤而建立的；對于要監(jiān)控的地點各安裝讀寫設(shè)備，當檔案實體標簽進入讀寫器范圍同時，便在系統(tǒng)中記錄該標簽的出現(xiàn)信息，如此初步實現(xiàn)了對檔案實體的追蹤。

圖2 數(shù)據(jù)組成關(guān)系邏輯圖

　　(3)實體電子簽收表：實體電子標簽檔案簽收表建立在中間庫中，當電子標簽檔案簽收時更新電子簽收表中的信息。檔案的簽收表中，簽收流水號是主鍵。

　　(4)已歸檔電子標簽檔案數(shù)據(jù)表、出庫電子標簽記錄數(shù)據(jù)表：已歸檔電子標簽檔案數(shù)據(jù)表存放于正式庫中，檔案狀態(tài)為“入庫”時檔案可對外利用，檔案架標ID與檔案架層標ID共同構(gòu)成了檔案存放的庫房位置信息。出庫電子標簽記錄數(shù)據(jù)表用于記錄所有電子標簽檔案的出庫記錄。

　　(5)檔案架電子標簽數(shù)據(jù)表、檔案架層標數(shù)據(jù)表：檔案架電子標簽數(shù)據(jù)表記錄了檔案架自身的信息，如檔案架的層容量；檔案架層標記錄了該層可容納檔案容量、現(xiàn)已容納的檔案數(shù)以及現(xiàn)在庫的檔案數(shù)，便利了檔案盤點時的統(tǒng)計。

　　(6)庫房位置電子標簽表：將庫房位置與檔案架標、檔案架層標關(guān)聯(lián)，庫房位置lD是該表的主鍵，位置記錄狀態(tài)標志該位置檔案是否存放已滿，此屬性為新檔案入庫位置分配提供幫助。

　　在現(xiàn)有條形碼系統(tǒng)中有些表是可以直接被RFID系統(tǒng)中利用的，比方說檔案信息表、房屋信息表、案件信息表、盤點表等，隨著RFID系統(tǒng)的逐步擴大化它將最終完全取代條形碼系統(tǒng)，而這些與業(yè)務(wù)相關(guān)的表在將來的應(yīng)用中只需完全復(fù)制即可，現(xiàn)階段在條形碼系統(tǒng)與RFID系統(tǒng)共存的情況下只需授權(quán)給RFID系統(tǒng)讀寫這些表的權(quán)限即可。

　　3．4 電子標簽數(shù)據(jù)格式

　　在設(shè)計射頻卡數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)時要考慮：

　　(1)將需頻繁訪問的實體特性的數(shù)據(jù)記錄到卡本身，可以減少對數(shù)據(jù)庫的頻繁訪問，通過讀寫器直接從電子標簽中獲取信息，使信息處理過程得到簡化。

　　(2)根據(jù)電子標簽不同的功能將電子標簽分為3種類型：一種是貼在檔案袋上的，稱其為實體標簽(Entity Tag)，可根據(jù)不同業(yè)務(wù)功能，確定不同的寫入內(nèi)容；第二種是貼在檔案架上的，稱其為架標(Bookshelf Tag)，如檔案架編號、檔案架容量(指檔案架層數(shù))；第三種貼在檔案架的檔案層上，稱其為層標(Layer Tag)，如檔案架標lD、層編號、層容量(指存放的檔案數(shù))、層現(xiàn)容量(指現(xiàn)存庫檔案的實數(shù)量)、盤點時間、盤點人。在系統(tǒng)巾對電子標簽不同格式的處理利用XML文件來實現(xiàn)。

　　3．5 檔案管理系統(tǒng)的追蹤識別方案

　　房地產(chǎn)檔案館主要分為利用科、房產(chǎn)科、保管科3個部門，檔案的活動范圍也基本在這3個部門。在文中不考慮特殊情況，假設(shè)檔案從業(yè)務(wù)部門送來后就活動在這3個部門 在數(shù)據(jù)庫巾建立檔案活動追蹤表，用以追蹤檔案的實時位置。

　　在利用科、房產(chǎn)科、保管科均安裝讀寫器，一旦標簽進人讀寫器范圍就對檔案活動追蹤表加以更新，記錄標簽進入讀寫器范圍內(nèi)的時間及地點，通過這種設(shè)汁將可以追蹤卡當案的活動經(jīng)歷，便于檔案管理。在任意時刻當人們想獲取檔案時便可查詢到檔案的大體位置。

　　在庫房中通過建立架標、層標來實現(xiàn)對檔案的定位；在庫房內(nèi)每個檔案架上安裝電子標簽，該標簽稱為架標，記錄庫房檔案架的編號；以架標為基礎(chǔ)。在每個檔案架的每層分別也粘貼電子標簽，稱其為層標；通過架標、層標的合作管理檔案的位置信息。

　　庫房管理員利用手持設(shè)備依次讀取檔案的架標、層標，然后讀取檔案實體標簽，如若某檔案實體放錯位置，則顯示出錯信息，提示管理員將檔案放人正確的位置，這樣就解決了檔案的亂架問題。當庫房管理員要尋找某些檔案時，也只需拿著手持讀寫設(shè)備即可快速查到檔案的具體位置。通過這種識別方法同時加快了檔案的盤點速度，使得檔案的盤點變得智能化。管理員不必再像過去那樣一本本地取出檔案實體掃描條碼進行盤點。

　　4 結(jié)語

　　無線射頻識別技術(shù)作為一種先進的自動識別技術(shù)。代表著自動識別技術(shù)前進的方向，將對現(xiàn)代工業(yè)和服務(wù)產(chǎn)生革命性的影響。RFID在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，可以解決檔案材料在交接和使用中效率低、勞動強度大等問題。加快了檔案材料傳遞速度、減輕了工人勞動強度，全面提升了服務(wù)水平和管理水平。